व्यावसायिक व कार्यालयीन उपकरणे

व्यावसायिक व कार्यालयीन उपकरणे : एकोणिसाव्या शतकाच्या अखेरीपर्यंत व्यापार-व्यवसाय, उद्योग तसेच सरकारी व इतर कार्यालयांतील नित्य व नैमित्तिक स्वरूपाची सर्व कामे बव्हंशी माणसाकडूनच होत असत. त्यानंतर ही कामे करण्यासाठी हळूहळू निरनिराळी यंत्रे निर्माण करण्यात येऊ लागली. १९५० च्या दशकानंतर व्यावसायिक यंत्रे व सामग्री ह्यांच्या संकल्पना विकसित झाल्या व परिणामतः अशा यंत्रांच्या निर्मितीचा एक मोठाच उद्योग सुरू झाला. आधुनिक कार्यालयीन प्रणाल्या (व्यवस्था) मोठ्या प्रमाणात संगणक व संदेशवहन तंत्रविद्या यांवर अवलंबून आहेत. कार्यालयीन कामकाजाच्या अशा यांत्रिकीकरणाचे स्वरूप व साधने यांच्या विकासाचा थोडक्यात परामर्श येथे घेतला आहे.

टंकलेखन यंत्र : अमेरिकेतील ‘ई. रेमिंग्टन अँड सन्स’ (न्यूयॉर्क) या शस्त्रास्त्रनिर्मिती कारखान्यात १८७३ मध्ये वजनाने हलके, चालविण्यास सोपे, दिसण्यास सुबक असे टंकलेखन यंत्र तयार करण्यात आले. आज विजेवर चालणारी स्वयंचलित टंकलेखन यंत्रे उपलब्ध आहेत. या यंत्राच्या चावीवर सु. ५७ ग्रॅ. पेक्षा कमी दाब द्यावा लागतो. तसेच टंकलेखनातील बऱ्या चशा क्रिया स्वयंचलित पद्धतीने होतात. उदा., समास सोडणे, दोन शब्दांत विशिष्ट अंतर ठेवणे, मजकुराचा कागद अडकविलेला रूळ डावीकडे – उजवीकडे वा खालीवर सरकविणे इत्यादी. विजेवर चालणाऱ्या टंकलेखन यंत्रात मूळच्या मजकुरात दुरुस्ती करावयाची झाल्यास खाडाखोड करावी लागते किंवा विशिष्ट प्रकारचे रसायन वापरावे लागते. इलेक्ट्रॉनीय टंकलेखन यंत्रात मजकुराचे भरण केल्यावर तो प्रत्यक्ष टंकलिखित होण्यापूर्वी वाचता येण्यासाठी दर्शन पट्टी जोडलेली असते. मजकूर भरणात कुठे चूक असल्यास ती दुरुस्त करता येते.

अमेरिकेतील ‘इंटरनॅशनल बिझनेस मशीन कॉर्पोरेशन’ने १९६१ मध्ये सिलेक्ट्रिक (सिलेस्ट्रिक हे मालकी हक्क-सूचक असे व्यापारी नाव आहे) टंकलेखन यंत्रांत अक्षरांच्या मुद्रा निमगोलाकार पोलादी अक्षरसाऐवजी सु. २५ ते ३० मिमी. व्यासाच्या चेंडूसारख्या गोलाकार बसविल्या. मजकुराचे भरण केल्यावर प्रत्यक्ष टंकन क्रिया करण्यासाठी अक्षर मुद्रांकित गोलक स्वतःभोवती फिरून योग्य ते अक्षर कागदाच्या समोर आणून कागदाच्या दिशेने सरकतो आणि अक्षराचे टंकन झाल्यावर तो गोलक मूळ स्थानी येतो.

स्मृती टंकलेखन यंत्र : सिलेक्ट्रिक टंकलेखन यंत्राला चुंबकीय फीत जोडण्याची सोय करून त्याची उपयुक्तता वाढविण्यात आली आहे. मूळ पत्राच्या किंवा मजकुराच्या प्रती काढण्याकरिता मुद्रित फीत पुन्हा वापरता येते. चुंबकीय फितीमध्ये दुरुस्त्या, बदल, नवीन मजकूर घालणे किंवा जुना मजकूर काढणे या क्रिया यंत्रचालक करू शकतो. १९६८ मध्ये चुंबकीय फितीऐवजी चुंबकीय कार्डांचा (पत्रांचा) वापर सुरू झाला. अशा यंत्रांची टंकलेखन गती सेकंदाला १५·५ अक्षरे किंवा मिनिटाला १८५ शब्द एवढी असते.

एक्सॉन ऑफिस सिस्टिम्स या संस्थेने १९७८ मध्ये टंकलेखन यंत्रात आणखी सुधारणा करून १३० मिमी. व्यासाची चुंबकीय विलेपित प्लॅस्टिकची तबकडी (फ्लॉपी डिस्क) त्यामध्ये बसविण्याची सोय केली. या यंत्राच्या स्मृतिकोशात ८० ते १०० शब्द किंवा वाक्यांश साठवून ठेवता येतात आणि ही तबकडी अधिक मजकुरासाठी वापरता येते. ह्या तबकडीमध्ये संग्रह करावयाचा मजकूर अक्षरांऐवजी बिंदुरूपात साठविला जातो. १००/१५० पृष्ठांचा मजकूर एका तबकडीत साठविता येतो. या टंकलेखन यंत्राचा विशेष असा की, संपूर्ण मजकुरातील काही विशिष्ट मजकूर आवश्यकतेनुसार पुन्हा मिळविता येतो, तसेच योग्य तेथे मजकूर तोडता येतो, परिच्छेद करता येतो, लहान-मोठी, उभी-आडवी व तिरपी अक्षरे, विविध आकार व प्रकारच्या मातृका निवडता येतात. या यंत्राची पुनरुत्पादनाची/पुनर्निर्मितीची गती सेकंदाला २५ अक्षरे किंवा मिनिटाला ३०० शब्द आहे.

झेरॉक्स कॉर्पोरेशन या कंपनीने १९८१ मध्ये वेगवेगळी स्मृती आणि क्षमता असलेल्या स्मृतिलेखन यंत्र (मेमरी रायटर) या इलेक्ट्रॉनीय टंकलेखन यंत्राची जाहिरात ‘झेरॉक्स कॉर्पोरेशन’ या कंपनीने १९८१ मध्ये केली. या यंत्राच्या सर्व प्रकारांकरिता खेचकाम, चावीफलक, मुद्रक, नियंत्रक व मूलभूत क्रिया या बाबी प्रमाणभूत आहेत. त्यामध्ये खाडाखोड व कागदाची स्थिती निश्चित करणे, परिच्छेद जतन करणे, ओळखणे, वाहक रूळ ठरविलेल्या ठिकाणी परत आणणे, ओळीची लांबी निश्चित करणे, शीर्षकाची जागा निश्चित करणे या क्रिया आपोआप होतात. [→ टंकलेखन यंत्र].

संगणक : जॉर्ज स्टायब्निट्झ यांनी १९३७ मध्ये बेल टेलिफान लॅबोरेटरीसाठी विद्युत अभियांत्रिकीय संगणक तयार केला. १९४४ मध्ये हॉवर्ड हॅथवे आइकेन यांनी हार्व्हर्ड विद्यापीठात मार्क-I हा पहिला परिपूर्ण असा संगणक बसविला. ह्यामध्ये प्रथमच संगणकाला आज्ञा देण्सासाठी कार्यक्रमणाचा उपयोग केला गेला. १९४३ मध्ये जे. पी. एकर्ट आणि जे. डब्ल्यू. मॉकली यांनी पेनसिल्व्हेनिया विद्यापीठांतर्गत ‘मूर स्कूल ऑफ इंजिनिअरिंग’साठी पहिला इलेक्ट्रॉनीय संगणक तयार केला. यामध्ये अंकीय पद्धतीचा उपयोग करण्यात आला. १९५० पर्यंत तयार झालेल्या संगणकांना पहिल्या पिढीचे संगणक म्हणून मानतात. १९५८ मध्ये संगणकाची दुसरी पिढी, १९६५ मध्ये तिसरी पिढी व १९७० मध्ये चौथी पिढी आली, असे मानण्यात येते.

संगणकाच्या कामगिरीच्या वेगळेपणावर आधारित असे दोन प्रकार आहेत. अंकीय संगणक हा क्लिष्ट गणिते सोडवितो. ह्यामध्ये विविध प्रकारची माहिती साठवून ठेवता येते. म्हणून त्याचा उपयोग सर्व प्रकारच्या कार्यालयात बहुविध प्रकारची माहिती साठविण्यासाठी व समस्या सोडविण्यासाठी केला जातो. संगणकाचा दुसरा प्रकार सदृश संगणक हा होय. ह्याचा उपयोग अत्यंत क्लिष्ट गणितीय समस्या सोडविण्यासाठी तसेच गणितावर आधारित प्रयोग, प्रक्रिया अथवा तत्सम घटना चालू असताना त्यांवर नियंत्रण ठेवण्यासाठी केला जातो. त्यामुळे सदृश संगणकाचा उपयोग शस्त्रीय संशोधन केंद्रे, विविध प्रयोगशाळा, अणुवीजनिर्मिती केंद्रे, उपग्रह प्रेक्षपण केंद्रे इ. ठिकाणी केला जातो. [→ संगणक].

शब्दप्रक्रियक : (वर्ड प्रोसेसर). हा टंकलेखन यंत्र म्हणून वापर करता येऊ शकणार संगणक आहे. याच्या साहाय्याने शब्दांच्या एकूण प्रक्रियेशी संबंधित क्रिया करता येतात. उदा., टंकलेखन, शुद्धलेशन परीक्षण, प्रतिलेखन, मुद्रणशोधन, विविध तक्ते व आकृत्या तयार करणे इत्यादी. दूरध्वनीवर निरोप देणे, पत्रव्यवहार हाताळणे, निदर्शिकेत विविध नोंदी ठेवणे, सभा व बैठकांची व्यवस्था आणि प्रवासविषयक व्यवस्था ही कार्यालयीन कामे वर्ड प्रोसेसर/ऍडमिनिस्ट्रेटिव्ह सपोर्ट (WP/AS) या विशेषीकरणाने यशस्वीरीत्या करता येतात.

इलेक्ट्रॉनीय स्मृतीची सोय असलेल्या कोणत्याही टंकलेखन प्रयुक्तीला ‘शब्द प्रक्रियक’ ही संज्ञा वापरली जात होती. आजच्या शब्द प्रक्रियकामध्ये टंकलेखन यंत्राला ‘ऋण किरण नलिका पडदा’ (दर्शन घटक) जोडलेला असतो. मजकूर टंकलिखित केला जात असताना, तो त्याच वेळी ह्या पडद्यावर दृगोचर होत असल्याने वाचता येतो. अशा प्रकारे ८० ते १२० अक्षरांची रुंदी असलेल्या ४० ते ८० ओळींचा मजकूर म्हणजेच एक गॅली (मुद्रणपट) वाचता येऊ शकते. ह्या मजकुरात दुरुस्ती करणे, मजकूर कमी वा अधिक करणे, काही अक्षरे वा ओळी लहान, मोठ्या वा ठळक अशा करणे, पृष्ठक्रमांक घालणे, मजकूर शोधणे व योग्य ठिकाणी घालणे या क्रिया करण्यासाठी सॉफ्टवेअर कार्यक्रमणांचा वापर आधुनिक शब्द प्रक्रियकांमध्ये करतात. या कार्यक्रमणांचे अगोदरच मुद्रण केलेल्या चकतीवरून (तबकडीवरून) प्रणालीच्या स्मृतीमध्ये वाचन करता येऊ शकते.

शब्द प्रक्रियकाला ⇨ सूक्ष्मप्रक्रियक (मायक्रोप्रोसेसर) जोडून अधिक सक्षम वा बळकट केल्यास स्मृतिकोशात ९६,००० ते २,५६,००० अक्षरे साठविली जातात, तर त्याच्या चुंबकीय विलेपित प्लॅस्टिकच्या तबकडीमध्ये तीन लाख ते दहा लाख इतकी प्रचंड अक्षरसंख्या साठविता येऊ शकते. जर हाच शब्द प्रक्रियक एखाद्या मध्यवर्ती प्रदत्त (डेटा) प्रक्रिया प्रणालीला जोडला गेला, तर त्याची कार्यक्षमता अनेक पटींनी वाढते. शब्द प्रक्रियकाच्या साहाय्याने कार्यालयातील कर्मचाऱ्याकडून अधिक काम करून घेता येते व बहुधा पैशाची बचत होते. तसेच सामान्यत: व्यावसायिक मुद्रक आणि टपालसेवा किंवा प्रेषण गृह यांच्यामार्फत होणारी बाहेरील तसेच अस्थायी कामे करावी लागत नाहीत. टंकलेखन यंत्र, प्रकाश अळरजुळणी यंत्र आणि संगणक अग्र (टर्मिनल: संगणकात किंवा त्याच्याकडून प्रदत्त आदान किंवा प्रदान करण्यासाठी असलेली प्रयुक्ती) यांसारख्या उपकरणांची जागा शब्द प्रक्रियक भरून काढतो आणि किमतीत बचत होऊ शकते. [→ शब्द प्रक्रियक].

वैयक्तिक संगणक : (पर्सनल कॉम्प्युटर पी. सी.). सूक्ष्मप्रक्रियकावर आधारित हा छोटा संगणक आहे. १९७५ पासून या संगणकाचा वापर मोठ्या प्रमाणात होऊ लागला आहे. वैयक्तिक संगणकांच्या कार्यकक्षा व कार्यप्रणाली ह्यांमध्ये होणाऱ्या सुधारणांचा वेग सूक्ष्मप्रक्रियकांच्या तंत्रज्ञानात व उत्पादन तंत्रात होत असलेल्या प्रगतीच्या वेगामुळे प्रचंड असा आहे. कार्यालयीन टेबलावर ठेवण्याचे व त्यापाठोपाठ स्वत:बरोबर बाळगता येणारे सुटसुटीत (लॅपटॉप) संगणक वापरात येऊ लागले. ह्या दोन्ही प्रकारच्या संगणकांचे आकारमान व वजन व त्याचबरोबर त्यांच्या किमतीही सातत्याने कमी होत आहेत परंतु त्यांची कार्यकक्षा व सेवांचा आवाका वेगाने वाढत आहे. ४० गिगॅबाइट एवढा प्रचंड स्मृतिकोश आणि १ मेगॅबाइटचा रॅम असलेला वैयक्तिक संगणक आज सहज परवडणाऱ्या किमतीत सर्वत्र उपलब्ध आहे. आताच्या वैयक्तिक संगणकांची कार्यशक्ती १९७० मधील मोठ्या मध्यवर्ती मेन फ्रेम संगणकांशी तुल्यबल असते. सूक्ष्मप्रक्रियक, माहिती तंत्रज्ञान, संदेशवहन प्रणाल्या, लेसर तंत्रज्ञान व अत्यंत कार्यक्षम संवेदक, ऊर्जापरिवर्तक व विवर्धक इत्यादींच्या वापरामुळे सर्व उद्योग व सेवा क्षेत्रांतील व्यावसायिक व कार्यालयीन उपकरणांत व त्यांच्या वापर करण्याच्या प्रणालीत एक क्रांती घडून आली आहे. त्यामुळे वर उल्लेख केलेली यंत्रेच काय पण पारंपरिक औद्योगिक उत्पादन करणारी यंत्रेही नामशेष होत चालली आहेत. त्यांच्याबद्दलची या नोंदीत दिलेली माहिती ही मुख्यत: त्या-त्या क्षेत्रातील प्रगतीचा आढावा घेणारा इतिहास आहे.

वैयक्तिक संगणक व त्याला जोडलेली मुद्रण, स्कॅनर, प्रतमुद्रण, बिनतारी दीर्घपट्ट जोडणी करणारी यंत्र वरील सर्व उपकरणांची कामे जास्त कार्यक्षमपणे, कमी वेळात व कमी खर्चात करतात. सर्व क्षेत्रांतील व्यावसायिकांना उपयुक्त असलेली (लिपिक-लेखनिक ते कार्यकारी संचालक या सर्वांची) कामे बिनचूक आणि वेगाने करणारी अनेक स्टँडर्ड सॉफ्टवेअरे संगणकांच्या दुकानात विक्रीस ठेवलेली असतात. मोठमोठ्या बँका, विमा कंपन्या, रेल्वे व विमान सेवा इत्यादी स्वत:साठी खास निर्मिलेले सॉफ्टवेअर मध्यवर्ती सुपर संगणकात स्थापित करतात. गरजेप्रमाणे कोणत्याही शाखेतील कोणीही कर्मचारी त्याच्या वैयक्तिक संगणकात मध्यवर्ती संगणकात स्थापिलेल्या सॉफ्टवेअरमधून त्याला आवश्यक असलेले विभाग प्राप्त करून व वापरून स्वत:चे काम करू शकतो. [→ संगणक].

कार्यस्थानके : (वर्कस्टेशन्स). व्यवस्थापक, कार्यकारी अधिकारी आणि इतर व्यावसायिक यांच्याकरिता तयार करण्यात आलेल्या संगणक/संदेशवहन प्रणाल्यांना व्यावसायिक किंवा कार्यकारी कार्यस्थानके असेही म्हणतात. १९८०-८१ मध्ये स्वयंचलित (आत्मचलित) कार्यालयांमध्ये यांचा वापर सुरू झाला. व्यावसायिक संस्थांतून काम करणारे वरिष्ठ व्यवस्थापक, कार्यकारी अधिकारी, तांत्रिक लेखक, व्यावसायिक प्रणाली अन्वेषक, वस्तू नियोजक, प्रशिक्षण विशेषज्ञ, आस्थापना अधिकारी इ. मंडळी कार्यस्थानकाचा उपयोग करतात.

कार्यस्थानक म्हणजे छोटासा व्यावसायिक संगणकच होय. यामध्ये विविध प्रकारच्या पद्धती व क्लृप्त्या वापरून विविध माहितीचे आदानप्रदान, हाताळणी (वापर), साठवण, पुन:प्राप्ती या क्रिया नेमक्या पद्धतीने व थोड्या वेळात सहजपणे करता येऊ शकतात. अनेक वेळा माहिती पाठविणे आणि ग्रहण करणे यांसाठी प्रदत्त संदेशवहनाचा वापर करणे शक्य असते.

व्यावसायिक कार्यस्थानकासोबत पूरक माहिती साठविण्यासाठी एक कोटी किंवा अधिक अक्षरे मावतील एवढ्या क्षमतेचे पूरक साठवण केंद्रक असते. मुद्रणाची क्रिया शब्द प्रक्रिया मुद्रण पद्धतीने करतात. काही कार्यस्थानक यंत्रांमध्ये मुद्रणासाठी लेसन किरण मुद्रण पद्धतीचाही उपयोग केलेला आढळतो.

व्यावसायिक कार्यस्थानकामध्ये स्वयंचलित प्रणाल्या वापरत असताना योग्य प्रमाणात लवचीकता चालू शकते. उदा., एखादी व्यक्ती आपला मजकूर चावी फलकाच्या साहाय्याने टंकित करू शकते, श्रुतिलेखन यंत्र वापरू शकते किंवा हाताने लिहिलेला मजकूर आपल्या सचिवाला देऊ शकते. सचिवाने प्रथम मसुदा तयार केला असेल, तर त्याची फक्त इलेक्ट्रॉनीय प्रतिमा शब्द प्रक्रियकाकडून मूळ कार्यस्थानकाकडे पाठविली जाते. याठिकाणी त्यामध्ये बदल करता येतात आणि अंतिम मसुदा पाठविला जातो व त्याची प्रत फाइल केली जाते. या सर्व क्रिया इलेक्ट्रॉनीय पद्धतीने होतात.

इलेक्ट्रॉनीय फायलिंग आणि पुन:प्रापण प्रणाल्या : वैयक्तिक संगणक आणि व्यावसायिक कार्यस्थानके यांचे वर केलेले वर्णन हे मर्यादित प्रमाणात असलेल्या मजकुरांकरिता/दस्तऐवजांकरिता वापरण्यात येणाऱ्या द्वितीयक (पूरक) साठ्याशी (नेहमी चुंकबीय तबकडीशी) संबंधित आहे. मध्यवर्ती किंवा विभाग पाडलेला फाइल साठा ही त्यापुढील तार्किक पायरी आहे (संगणकाच्या स्मृतिविषयक प्रयुक्तीत साठविलेल्या नोंदींच्या गटाला फाइल म्हणतात). मोठ्या कार्यालयातील मजकुरांचे इलेक्ट्रॉनीय फायलिंग (न्यस्तीकरण) केले असता अगदी कमी जागेत तो साठविता येतो. ३०० दशलक्ष-बाइट इलेक्ट्रॉनीय फाइलची क्षमता १५ ते २० प्रचलित फायलींच्या कपाटांएवढी असते. फाइल केलेली माहिती एकाच वेळेला अनेक लोकांनी डेस्कटॉप (डेस्कवर ठेवता येण्याजोगा) संगणक किंवा टर्मिनल यांच्याद्वारे लिहिलेली असू शकते. शेकडो किंवा हजारो किमी. दूर अंतरावर असलेली कार्यालये येथे विचारणा करू शकतात. काही मिनिटांत फाइलमधील मजकूर अद्ययावत, अचूक किंवा पुनर्गठित करणे शक्य असते आणि त्यामुळे कोणत्याही विषयाचा संबंधित प्रदत्त परस्परनिगडित करणे आणि नाहीसा करणे शक्य असते, तसेच उपयोगकर्त्याला फाइलचा शोध घेण्यास याची मदत होते. मूलभूत पातळीवर ‘दस्तऐवज’ ही संज्ञा कागदाच्या तावाशी तुल्य आहे. इलेक्ट्रॉनीय फोल्डर्समध्ये (संचिकांमध्ये) दस्तऐवज एकत्रित करता येणे शक्य असते. एकत्रित केलेले दस्तऐवज वा संचिका एका फाइल ड्रॉवरमध्ये (कप्प्यामध्ये) ठेवतात. कप्प्यांची रचना असलेल्या या कपाटाची तुलना कागद-आधारित प्रणाली वापरत असलेल्या फायलींच्या कपाटाशी करता येऊ शकते.

संदेशवहन प्रणाल्या : दूरध्वनी, स्विचिंग प्रणाल्या (उदा., प्रायव्हेट ऑटोमॅटिक ब्रँच एक्सचेंज, PABX), तारायंत्र व दूर- अंतर मांडले आणि सूक्ष्मतरंग व उपग्रह संदेशवहन यांचा उपयोग माहिती पाठविण्यासाठी करतात. स्थानिक-क्षेत्र आणि दूर-अंतर जालके यांचे आंतरकार्यालयीन वापराकरिता योग्य रूपांतर करता येते. इतर संयोगांमुळे आलेखिकी अनुचित्र प्रेषण आणि व्हिडिओ प्रतिमा हाताळता येतात.

दूरटंकलेखन यंत्र : (दूरमुद्रक, टेलिटाइपरायटर). तारायंत्र मंडलाद्वारे संदेशाचे प्रेषण व ग्रहण करणारी ही विद्युतयांत्रिक प्रयुक्ती आहे. दुसऱ्या महायुद्धानंतर व्यवसायामध्ये झालेल्या वाढीमुळे शाखा कार्यालये आणि संयुक्त मुख्य कार्यालये यांमध्ये जलद संदेशवहनाची गरज निर्माण झाली. दूरटंकलेखन जालके निर्माण करून ही गरज भागविण्यात आली.

दूरटंकलेखन यंत्राच्या चावी फलकावरील अक्षरे दाबल्यानंतर त्यांचे विद्युत स्पंदांमध्ये रूपांतर होते आणि स्पंदांचे नि:संकेतन करणार्या प्रयुक्तीकडे ते प्रेषित केले जात किंवा मुद्रक यंत्रावर ते टंकलिखित होत. दूरटंकलेखनाची गती साधारणपणे मिनिटाला ७५ किंवा १०० शब्द असे. देवनागरी लिपीवर आधारित यंत्रेही मिळत होती. अशा टेलेक्स ह्या आंतरराष्ट्रीय स्वयंचलित दूरमुद्रक देवाण – घेवाण सेवा योजनेच्या द्वारे सरळ संकेत ग्रहण व प्रेषण करता येतात. फॅक्स व इंटरनेटमुळे टेलेक्स यंत्रे जवळजवळ रद्दबातल झालेली आहेत. [→ तारायंत्रविद्या].

इलेक्ट्रॉनीय संदेशप्रणाल्या : थोड्या शब्दांपासून थोड्या पृष्ठांपर्यंतच्या संदेशांची स्वयंजुळणी करण्याकरिता तयार करण्यात आलेले हे इलेक्ट्रॉनीय संदेशवहन आहे. ही ग्राहक-आधारित इलेक्ट्रॉनीय संदेशप्रणाली आहे. प्रत्येक भागीदाराने संदेश खाते उघडलेले असते. डेस्कटॉप टर्मिनलच्या किंवा संगणकाच्या साहाय्याने संदेश एका खातेदाराकडून दुसऱ्याकडे पाठविता येतात. हे संदेश विवक्षित मार्गाने होस्ट (आश्रयी) संगणकामधून (सत किंवा वास्तव काल प्रणालीतील आदान/प्रदान कार्ये हाताळणारा विशेषकृत असा संगणक ज्याच्यावर अवलंबून असतो त्या संगणकाला होस्ट किंवा आश्रयी संगणक म्हणतात) किंवा काही स्थानिक-क्षेत्र जालकांच्या बाबतींत संदेशसेवा पुरविणाऱ्या घटकामधून (मेसेज सर्व्हर-संदेश सेवक- हा संगणकाचा एक प्रकार) जातात. होस्ट किंवा सर्व्हर या घटकाकडे ग्राहकांच्या नावांची आणि सुरक्षिततेकरिता वापरावयाच्या खुणेचा (परवलीचा) शब्द यांची नोंदणी केलेली असते. प्रत्येक उपयोगकर्त्याने प्रणालीला विशिष्ट संकेत देणे, संदेश वाचणे आणि दुसर्याक ग्राहकाला संदेशाची जुळणी करून तो पाठविणे या गोष्टींना परवानगी देईल, असा तो खुणेचा शब्द असतो.

गट-संबोधनाकरिता (पत्त्याकरिता) ग्राहकाला विशिष्ट वितरण संकेत मिळतो. या संकेताला उद्देशून दिलेले संदेश आपोआप गटामधील प्रत्येक सदस्याला वितरित होतात. म्हणजे प्रत्येकाकरिता स्वतंत्र संदेश तयार करण्याची गरज नसते. तसेच उपरिसंदेशासह संदेश पाठविण्याची क्षमता यात असते आणि वेगवेगळ्या ग्राहकांना नवीन माहिती देता येते. अनेक प्रणालींमध्ये आलेल्या संदेशाला उत्तरादाखल प्रेषकाकडून मिळालेल्या संदेशाच्या शीर्षकांवरून पाठविणार्यानचे नाव, विषय, तारीख आणि इतर माहिती आपोआप मिळतात.

सॉफ्टवेअर प्रणालीचे काही विक्रेते आणि सेवा कोणाही वैयक्तिक वा व्यावसायिक उपयोगकर्त्याला वर्गणीवर (शुल्कावर) आधारित इलेक्ट्रॉनीय संदेश प्रणाल्या देऊ करतात. उपयोगकर्ता संध्याकाळी घरी बसून संदेशाची कळ दाबू शकतो आणि दुसऱ्या दिवशी कार्यालयात त्याची कार्यवाही होते. तो व्यवसायानिमित्त परगावी गेला असतानाही संदेशवहन सतत चालू राहू शकते. या प्रणालीच्या साहाय्याने वाचकाच्या सोयीनुसार संदेश वाचले जातात आणि जगात कोठेही ताबडतोब उत्तर पाठविले जाते. इलेक्ट्रॉनीय मेलमुळे (ई-मेलमुळे) कागदाची हालचाल (ने-आण) एकदम कमी होऊ शकते आणि टपाल सेवेवर आधारित देवाणघेवाणीचे व्यवहार काही दिवसांवरून काही मिनिटांपर्यंत इतक्या कमी वेळात होऊ शकतात.

स्थानिक-क्षेत्र जालकजोडणी : (लोकल-एरिया नेटवर्किंग). उपयोगकर्ते आणि प्रणाल्या यांची आंतरजोडणी करून कार्यालयीन माहितीची देवाण-घेवाण वाढविणे शक्य असते. थोड्या अंतरांकरिता तारांच्या किंवा समाक्ष केबलीच्या बहुविध जोड्या मंडल तयार करू शकतात. अधिक लांब अंतरे असल्यास, इलेक्ट्रॉनीय व्यावसायिक यंत्रांमधील संदेशवहन दूरध्वनीद्वारे होऊ शकते. मोडेम (विरूपणकारक – अविरूपणकारक संकेत परिवर्तक) नावाची प्रयुक्ती प्रत्येक यंत्र दूरध्वनीशी जोडते. फार कमी वापर असल्यास प्रदत्ताचे प्रेषण किंवा ग्रहण करावयास लागणार्याव कालावधीपुरता ध्वनिकीय युग्मकाचा वापर दूरध्वनी हस्तसंच यंत्राशी जोडण्याकरिता करतात.

इंटरनेटवर्किंग : (महाजालजोडणी). या जोडणीमुळे निरनिराळ्या भौगोलिक स्थानांमधील स्थानिक-क्षेत्र जालके एकमेकांशी जोडली जातात. वैशिष्ट्यपूर्ण रचनेमध्ये प्रत्येक स्थानिक-क्षेत्र जालकाशी संदेशवहन करणारी सर्व्हर, गेटवे (द्वारबिंदू) किंवा कॉन्सेन्ट्रेटर (केंद्रीकारक) यांसारखी प्रयुक्ती जोडलेली असते. या प्रयुक्तींमुळे एका स्थानापासून दुसऱ्यापर्यंत मंडल तयार होते. या मंडलाचा मार्ग दूरध्वनी तारा, सूक्ष्मतरंग मंडले, संदेशवहन उपग्रह किंवा या सर्वांचे एकत्रीकरण यांमधून जातो.

स्थानिक-क्षेत्र आणि आंतरक्षेत्र जालके स्वयंचलित कार्यालयसाखळीतील घटकांची जोडणी करतात. अशा तऱ्हेने कॅलिफोर्नियामध्ये मजकुराची जुळणी, न्यूयॉर्कमध्ये संपादन आणि शिकागो येथे छपाई होऊ शकते आणि प्रत्येक शहरामध्ये फाइल संग्रह (दप्तरनोंद) उपलब्ध होऊ शकतो.

माहिती-पेढ्या : (प्रदत्त धारके डेटा बेसेस). या पेढ्या यंत्राद्वारे वाचता येणारा प्रदत्त थेट प्रवेश (संपर्क) साठा आणि पुन:प्रापण प्रयुक्ती यांच्यावर सुस्थितीत ठेवतात. माहिती-पेढीच्या उपयोगकर्त्याला कार्यपद्धतीच्या स्वरूपात विविधता आणता येते. रीड ओन्ली एन्क्वायरी (वाच फक्त चौकशी किंवा तपास) या वैशिष्ट्यपूर्ण कार्यपद्धतीमध्ये उपयोगकर्ता चित्रलेखन-यादीतून एकाची निवड करतो किंवा अशा नमुन्यात प्रश्नाची जुळवणी अशी करतो की, प्रणाली प्रदत्तासह प्रतिसाद देऊ शकते. इतर कार्यपद्धतींमध्ये माहिती घालणे, काढणे किंवा सुधारणे या गोष्टींचा समावेश होतो.

कंपनीने स्वत:करिता तयार केलेल्या माहिती-पेढीप्रमाणेच, बहुधा वर्गणीवर आधारित अशा विविध बाह्य व्यापारी सेवा कंपन्यांकरिता किंवा व्यक्तींकरिता उपलब्ध आहेत. ‘द न्यूयॉर्क टाइम्स इन्फर्मेशन बँक’ ही संस्था द न्यूयॉर्क टाइम्स आणि इतर विविध वर्तमानपत्रे आणि नियतकालिके यांमध्ये प्रकाशित झालेल्या लेखांचा गोषवारा मिळवून देते. ‘द डो जोन्स न्यूज/रिट्रिव्हल सर्व्हिस’ ही संस्था बातम्यांचे प्रेषण, मालांचे दरपत्रक आणि इतर आर्थिक माहिती पाहावयास उपलब्ध करून देते.

प्रतमुद्रक यंत्रे : टंकलेखन यंत्राने कार्बन कागदाचा वापर करून चांगल्या व सुवाच्य अशा ५/६ च प्रती तयार होऊ शकतात व पत्रव्यवहारासाठी त्या पुरेशाही पडतात परंतु उद्योगधंद्याच्या अनेक प्रकारच्या माहितीच्या परिपत्रकाच्या हजारो प्रती काढण्यासाठी प्रतमुद्रक यंत्रे फार उपयोगाची असतात. या यंत्राचे निरनिराळे तीन प्रकार आहेत : (१) साधा, पेटीचा (२) चक्रीय, एक दंडगोल असलेला, अर्ध किंवा पूर्ण स्वयंचलित, (3) चक्रीय, दोन दंडगोल असलेला, अर्ध किंवा पूर्ण स्वयंचलित, विशेष रीतीने तयार केलेल्या कागदावर मेणाचे किंवा विशिष्ट रसायनाचे लेपन करतात. अशा कागदांना ‘स्टेन्सिल’ (कातरठशाचा) कागद म्हणतात.

(१) साध्या लाकडी पेटीत ५ ते ७.५ सेंमी. उंच असा लाकडी तक्ता असतो. त्यावर मेणाचा कागद चौकटीत धरून व लाकडी तक्त्यावर चौकट घट्ट बसवून मजकूर लिहितात. तक्त्यावर कागद ठेवून व स्टेन्सिलची चौकट ठेवून त्यावर शाईचा रूळ फिरवितात. शाई स्टेन्सिलवर सारख्या प्रमाणात लागल्यावर कापलेल्या मजकुराच्या जागेतून शाई खालील कोर्याट कागदावर जाऊन सर्व मजकुराची नक्कल किंवा प्रत मुद्रित होते. या पद्धतीने ४००/५०० प्रती काढता येतात. स्टेन्सिल धरणारी चौकट स्प्रिंगेच्या साहाय्याने आपोआप उचलली जाण्याची सुधारणा झाल्यामुळे १,०००/२,००० प्रती थोड्या वेळात काढता येतात.

(२) एका पोकळ दंडगोलाच्या प्रतमुद्रकात मजकूर कापून तयार केलेला स्टेन्सिल कागद दंडगोलावर चढवितात. दंडगोलाच्या आतील भागातून आपोआप शाई लावण्याची व्यवस्था असते. दंडगोल फिरणारा असून, दंडगोलाच्या खाली त्याच्या रुंदीभर चिकटेल असा सु. ५/६ सेंमी. व्यासाचा रबरी रूळ दाबून जात असतो. दंडगोल व रबरी रूळ यांमध्ये कोरा कागद घालताना तो योग्य ठिकाणी घातला जात आहे हे एकदा किंवा दोनदा जुळवून घ्यावे लागते, म्हणजे सर्व बाजूंना योग्य तेवढे समास राखले जाऊन स्टेन्सिलवरील मजकूर कोर्याच कागदावर उमटतो वा छापला जातो. यावर दर ताशी ५००/६०० प्रती काढता येतात. गणकयंत्र जोडलेले असल्यास त्यावर किती प्रती छापल्या गेल्या तो आकडा कळतो.

(३) एक दंडगोलाच्या किंवा दोन भरीव दंडगोलांच्या प्रतमुद्रकात स्टेन्सिल कागद कापून चढविल्यानंतर विजेच्या साहाय्याने यंत्र चालू होऊन कागद सारणे, शाई लागणे, किती छपाई झाली याची नोंद होणे व ठरावीक प्रती छापून झाल्यानंतर यंत्र थांबणे या क्रिया आपोआप होतात. उत्तम प्रतीच्या एका कोरड्या प्रकारच्या स्टेन्सिल कागदावर जास्तीत जास्त १०,००० ते १२,००० प्रती काढता येतात. थोड्याच प्रती एका खेपेस लागत असल्यास कापलेल्या स्टेन्सिल कागद काळजीपूर्वक ठेवल्यास पुन्हा एकदोनदा वापरता येतो.

हेक्टोग्राफ : अलेक्झांडर शपिअरो यांनी १८८० मध्ये जर्मनीत हेक्टोग्राफ या यंत्राचा शोध लावला. या यंत्रात जास्तीत जास्त १०० प्रती मिळू शकतात म्हणून त्याला ‘हेक्ट्रोग्राफ’ (शतप्रती मुद्रक) म्हणतात. एका विशिष्ट कागदावर मजकूर किंवा आकृती किंवा चित्र एका विशिष्ट शाईने काढण्यात येते. नंतर ओलसर केलेल्या जिलेटिनाच्या जाड सपाट पृष्ठभागावर वरील मजकुराचा कागद दाबला जातो. पृष्ठभागावर कागदावरील मजकूर उलटा उमटला जातो. नंतर एकेक कोरा कागद त्या पृष्ठभागावर दाबल्याने एकेक प्रत मिळत राहते. दंडगोलावर जिलेटिनचा पृष्ठभाग तयार करून व मूळ प्रत त्यावर दाबून, दंडगोल फिरवून प्रती लवकर काढता येतात. काही यंत्रांमध्ये शाई आणि जिलेटीन हाताने तर इतरांमध्ये आपोआप पुरविली जातात. मूळ कागदावरील लेखन किंवा आरेखन २/३ रंगांत केल्यास २/३ रंगांत प्रती मिळू शकतात.

स्पिरिट प्रतमुद्रक : या पद्धतीत मूळ कागदावर जे छापावयाचे असेल, ते एका किंवा अनेक रंगांत लिहून काढतात व तो कागद दंडगोलावर चढवितात. नंतर नक्कल घेणारा कागद एका विशिष्ट द्रवाने ओलसर करून दंडगोलाखालून दाबून काढल्यावर त्यावर नक्कल मिळते व अशा सु. तीनशे प्रती मिळू शकतात. मूळ कागद बरेच दिवस ठेवता येऊन पुन्हा वापरता येतो. मूळ कागदावरील मजकूर जरूर पडल्यास कमी करता येतो किंवा जादा घालता येतो, हा या पद्धतीचा विशेष फायदा आहे.

प्रतिरूप मुद्रण : (ऑफसेट प्रिंटिंग). काही रासायनिक पद्धतींनी धातूच्या पत्र्यावर मजकूर पक्का करता येतो किंवा टंकलेखन यंत्राच्या मदतीने मूळ प्रत तयार करता येते. या प्रतीला शाई लावून रबराच्या निकट सान्निध्यात आणून मूळ प्रतीची नक्कल त्यावर उमटविली जाते. रबरावर अशा रीतीने आलेल्या नकलेवरून कागदावर लागेल तितक्या प्रती काढता येतात. हाताने किंवा यांत्रिक शक्तीने चालणाऱ्या यंत्राचा उपयोग करून हजारो प्रती काढता येतात. [→ मुद्रण].

प्रकाश प्रतिरूपण : (फोटो कॉपीइंग). अनेक प्रकारच्या छायाचित्रणाच्या साहाय्याने आरेखनाच्या किंवा लिखित कामाच्या नकला काढता येतात. (१) विसरण-स्थानांतरण पद्धतीत मुख्य प्रत पारभासी (अर्धपारदर्शक) कागदावर किंवा कापडावर आरेखन, टंकलेखन किंवा मुद्रण करून तयार करतात. ती प्रत प्रकाशसंवेदनक्षम व्यस्त (निगेटिव्ह) कागदावर ठेवून प्रकाशामध्ये उदभासित करतात (उघडी ठेवतात), नंतर आलेले व्यस्त चित्र धन स्थानांतरण कागदाच्या संपर्कात ठेवून विकासकारी द्रव्यात सोडतात. हे दोन कागद सोलून काढले म्हणजे प्रतिमा धन कागदावर उमटलेली दिसते. (२) रंजक ओळ पद्धतीत मूळ प्रत पारभासी कागदावरच घ्यावी लागते आणि प्रकाशसंवेदनक्षम कागदावर प्रतिमा उमटविण्याची क्रिया विसरण-स्थानांतरण पद्धतीसारखीच असते. या कोरड्या रंजक ओळ पद्धतीत द्रव लागत नाही, त्याच्याऐवजी अमोनिया वायूचा वाफारा देतात व प्रती तयार करतात.

उष्णता लेखन पद्धती : या पद्धतीमध्ये उष्णता किंवा अवरक्त (दृश्य वर्णपटातील तांबड्या रंगाच्या अलीकडील अदृश्य) किरणांचा वापर करून प्रती तयार करतात. उद्योगव्यापारात या पद्धतीचा उपयोग करतात. खास तयार केलेला प्रतकागद व मूळ नक्कल एकमेकांस चिकटवून ठेवतात व यंत्रात ठेवून त्यावर अवरक्त किरण पाडतात. मूळ नकलेवर जेथे रेषारेखन, चित्रे अथवा मुद्रण झालेले आहे, तेथे उष्णता शोषली जाते व प्रतकागद उष्णता संवेदनशील असल्यामुळे त्याच्यावर मूळ नकलेप्रमाणे प्रतिमा उमटते. मूळ नकलेवर दुसरा प्रतकागद ठेवून वरीलप्रमाणे दुसरी प्रत किंवा याप्रमाणे अनेक प्रती काढता येतात.

झेरोग्राफी : रासायनिक किंवा औष्णिक पद्धती न वापरता झेरोग्राफी या पद्धतीने आपल्याला छापलेल्या, आरेखन केलेल्या, टंकलिखित केलेल्या, हाताने लिहिलेल्या सामग्रीच्या प्रती तयार करता येतात. या पद्धतीत दिलेल्या मूळ प्रतीपेक्षा लहान, मोठी किंवा तशाच आकारमानाची प्रत तयार करता येते. प्रतिरूपण करण्यासाठी झेरोग्राफिक पद्धतीने धातूची पट्टिका तयार करावी लागते. पट्टिकेला धन विद्युत भार देण्यात येतो व तिच्यावर पसरण्यात आलेली पूड ऋण विद्युत् भारित असल्यामुळे पट्टिकेला चिकटून बसते. एक साधा कागद धन विद्युत् भारित करून पट्टिकेवर ठेवला जातो, हा कागद पट्टिकेवरील पूड ओढून घेतो आणि कागदावर मूळ प्रतीची प्रतिमा उमटते. कागदाला थोडी उष्णता दिल्याने प्रतिमा पक्की होते व मूळ प्रतीची नक्कल तयार होते. या प्रतिरूपणाच्या प्रक्रियेत खास कॅमेरा, नक्कल करणारी पट्टिका व एकजीव करणारा भाग असे घटक असतात. ते एकत्र करून आपोआप सर्व क्रिया होत राहून प्रतिरूपणाची क्रिया पूर्ण स्वयंचलित करण्यात आली आहे.

झेरोग्राफी पद्धतीने मजकुराच्या प्रती तयार करणारे यंत्र सर्वत्र ‘झेरॉक्स’ यंत्र म्हणून ओळखले जाते. १९६० सालानंतर पहिले पूर्णत: स्वयंचलित यंत्र झेरॉक्स कॉर्पोरेशनने विक्रीस आणले. १९८२ मध्ये या कंपनीची काही यंत्रे मिनिटाला १२० प्रती काढू लागली, तसेच मूळ मजकुराच्या दोन्ही बाजूंच्या प्रती आपोआप निघू लागल्या. आता इतर विविध रंगांत बहुरंगी मुद्रित प्रतीही मिळू शकतात.

सूक्ष्मपट : छायाचित्रण क्रियेने दिलेल्या आरेखनाची, हस्तलिखिताची किंवा इतर साहित्याची छायाचित्रे घेता येतात आणि त्यांच्या हव्या तशा लहान-मोठ्या नकला काढता येतात. सूक्ष्मपट कॅमेर्यांपनी सूक्ष्म छायाचित्रे घेता येतात. त्यामुळे कोणत्याही प्रकारचे महत्त्वाचे दस्तऐवज, महत्त्वाची पुस्तके किंवा महत्त्वाचा पत्रव्यवहार अतिशय थोड्या जागेत चित्रित करून ठेवता येतात. १० x १५ सेंमी. क्षेत्रफळ असलेल्या सूक्ष्मपटावर सु. २,००० पृष्ठे मावू शकतात. सूक्ष्मपटावर चित्रित केलेली सामग्री वाचण्यासाठी दृश्यक बनविण्यात आले आहेत. त्यामुळे चित्रित केलेली सामग्री मूळ आकारात दिसू शकते व तिचा उपयोग पुनर्चित्रणासाठी करता येतो.

इलेक्ट्रॉनीय मुद्रण : इलेक्ट्रॉनीय मुद्रणयंत्राने इलेक्ट्रॉनीय आदानाचे हार्ड कॉपी रूपातील टंकलिखित किंवा कागदावरील प्रत म्हणजे प्रदान यांमध्ये रूपांतर होते. स्थिर विद्युत मुद्रण आणि शाई प्रोथ (झोत) मुद्रण या दोन असंघात तंत्रविद्या आहेत (यात अक्षरे यांत्रिक रीतीऐवजी विद्युतीय, इलेक्ट्रॉनीय किंवा प्रकाशकीय रीतीने निर्माण होतात). काही इलेक्ट्रॉनीय मुद्रणयंत्रे प्रकाशीय (भिंग) प्रतयंत्र म्हणून कार्य करतात, तर काही यंत्रे जालक संदेशवहनाद्वारे त्याचप्रमाणे चुंबकीय पत्रे, फिती आणि तबकड्या या रूपात आदान स्वीकारतात.

आयबीएम कंपनीने १९७६ मध्ये शाई प्रोथ मुद्रणयंत्राचा शोध लावला. या प्रकारच्या मुद्रकाचे शीर्ष कागदावरून जाताना स्थिर विद्युत भारित शाईच्या अतिलहान थेंबांचा प्रवाह कागदावर बसतो. या यंत्राची मुद्रण गती मर्यादा सेकंदाला ९२ अक्षरापर्यंत असते. यामध्ये अक्षरांची निरनिराळी वळणे, आकार, मांडण्या मिळतात.

मध्यवर्ती संगणकामध्ये वापरण्यात येणार्या् झेरॉक्स-९७०० इलेक्ट्रॉन मुद्रण प्रणालीची माहिती १९७७ मध्ये झाली. प्रदत्त, पाठ्यपुस्तकांचा मजकूर आणि व्यावसायिक प्रपत्रे (फॉर्म्स) यांची अंकीय माहितीच्या साहाय्याने सरळ छपाई करण्याकरिता या संचामध्ये संगणक, झेरॉक्स-९७०० हे यंत्र सेकंदाला दोन पृष्ठे या गतीने छपाई करते.

वांग लॅबोरेटरीज इन्कार्पोरेशन या प्रयोगशाळांनी १९७८ मध्ये प्रतिमा मुद्रणयंत्राचा परिचय करून दिला. ही प्रयुक्ती मिनिटाला १८ प्रती तयार करते. १९८० मध्ये शब्द प्रक्रियक, वैयक्तिक संगणक आणि व्यावसायिक कार्यस्थानके यांच्याकरिता मुद्रणयंत्रांचे उत्पादन सुरू झाले. काही इलेक्ट्रॉनीय मुद्रणयंत्रे दूरवर्ती प्रयुक्तीच्या साहाय्याने २० पृष्ठे पाठवू अगर ग्रहण करू शकतात.

अनुचित्र प्रेषण : उपयोगकर्ता अनुचित्र प्रेषणाच्या साहाय्याने छापील मजकूर, रेखाचित्रे किंवा छायाचित्रे दूरध्वनीवरून पाठवू शकतो. १९६६ मध्ये डेस्कटॉप अनुचित्र प्रेषक उपलब्ध होऊ लागले. काही उपकरणांमध्ये प्रतिमा चित्र-प्रकटनाकरिता विद्युत् संवेदनशील कागद वापरतात. इतर उपकरणांमध्ये साध्या कागदावर विद्युत् स्थितिकी वा शाई प्रोथ विकाशनानंतर लेसर प्रतिमाकारकाने प्रतिमा चित्र-प्रकटन होते.

प्रतिमा संकोचनाच्या वेगवेगळ्या प्रकारांनी प्रेषणाचा कालावधी कमी करता येतो. अनुरूप प्रेषण पद्धतीमध्ये प्रक्षेपकाने क्रमवीक्षण केलेल्या प्रत्येक चित्र-घटकांकरिता प्रकाशविद्युत् घट अनुरूप विद्युत् संकेत निर्माण करतो. या संकेताच्या एकत्रीकरणाने अखंड विद्युत् प्रवाह तयार होतो. मुद्रणयंत्र चालू केल्यास या विद्युत प्रवाहामुळे क्रमवीक्षित प्रतिमा तयार होते. या पद्धतीमध्ये एका पृष्ठाला सहा मिनिटे लागतात. अंकीय क्रमवीक्षण पद्धतीमध्ये कृष्ण व धवल स्थानांचा क्रम १ (कृष्ण) आणि ० (धवल) या द्विसंकेतांमध्ये रूपांतरित होतो. हे साधे संकेत तोच क्रम पुनःपुन्हा दर्शवू शकतात आणि प्रेषणाचा कालावधी कमी करतात. प्रदत्त संकोचन पद्धतीमध्ये प्रेषणाचा कालावधी एका पृष्ठाला ३० सेकंद किंवा त्याहून कमी करता येतो. उदा., झेरॉक्स टेलिकॉपीअर-४९५ हे उपकरण एका पानाचे पत्र जगात कोठेही ३० सेकंदांपेक्षा कमी वेळात पाठवू (किंवा ग्रहण करू) शकते. [→ अनुचित्र प्रेषण].

संगणक प्रदान सूक्ष्मपट : १९६० नंतरच्या दशकात संगणक प्रदानाची सूक्ष्मपट प्रत तयार करण्याच्या तंत्रांचा विकास झाला. ऋण किरण नलिकेच्या पृष्ठभागापासून फिल्म तयार करणे, इलेक्ट्रॉन शलाकेच्या साहाय्याने क्रमवीक्षण करणे, तसेच प्रकाश उत्सर्जन करणारे द्विप्रस्थ आणि प्रकाशीय तंतूंमधून प्रेषित झालेल्या प्रतिमा यांचा वापर करणे या पद्धतींचा समावेश वरील तंत्रांमध्ये होतो. १९७४ मध्ये ३M कंपनीने लेसर शलाकेच्या साहाय्याने अतिलहान ठिपक्यांच्या आकृतिबंधाच्या स्वरूपात अक्षरे लिहिली जातील अशा यंत्राचा शोध लावला. संगणकामध्ये वापरण्यात येणार्याय उच्च-गती मुद्रणयंत्रांची छपाईक्षमता मिनिटाला २,००० ओळी असते. CAR (कॉम्प्युटर असिस्टेड रिट्रीव्हल) या यंत्राचा वापर करून मायक्रोफिशवर साठा करण्यात आलेली माहिती परत मिळविताना त्यामधील सुविधांत वाढ करणे शक्य असते, उदा., आल्फान्युमरिक संकेतांचा (अक्षरे व अंक) उपयोग करून सूची तयार करता येते आणि सूक्ष्मरूपातील दस्तऐवज शोधून काढता येतो. मायक्रोफिशवर प्रदानाची नोंद होत असताना उपयोगकर्ता प्रत्येक गोष्टीचा समावेश असलेली सूची तयार करतो. या आधारभूत शब्दसूचीमुळे दस्तऐवजाचे प्रत्यक्षरीत्या उपयोगकर्त्यांला मार्गदर्शन मिळू शकते.

ध्वनी-प्रणाल्या :श्रुतिलेखन उपकरण : १८८७ मध्ये पहिले श्रुतिलेखन यंत्र ग्राफोफोन याचा शोध लागला. आधुनिक श्रुतिलेखन यंत्रांमध्ये तेच मूलभूत तत्त्व वापरलेले असते, परंतु मेणाच्या दंडगोलाऐवजी चुंबकीय फिती, पट्टे किंवा तबकड्या असतात. हे मुद्रित माध्यम पुनःपुन्हा वापरता येते. पुनर्वापर करण्यापूर्वी चुंबकीय आकृतिबंध पुसून टाकतात किंवा जुन्यावर नवीन संदेश मुद्रित करतात. ही यंत्रे सुटसुटीत असतात. हातात सहज नेता येणारी यंत्रे विद्युत घटावर चालतात. या सुबाह्य यंत्राला पूरक असे नक्कल करणारे यंत्र असते. श्रुतिलेखन यंत्राने मुद्रित केलेला संदेश नव्याने तयार करण्यासाठी याची रचना केलेली असते.

मध्यवर्ती श्रुतिलेखन प्रणाल्या नेहमी कार्यालयातील दूरध्वनी स्विचिंग जालकांशी जोडून वापरतात. या ठिकाणी विशेष तबकडी प्रवेश आणि नियंत्रण संकेतावली यांचा वापर मध्यवर्ती अभिलेखक किंवा संचयक याच्याकडे मार्ग वळविण्यासाठी केलेला असतो. टंकलेखक संचयकाची तपासणी करतो आणि श्रुतिलेखित पत्रव्यवहार/संवाद याची नक्कल लिहून काढतो. या सोयीमुळे कार्यालयाच्या प्रमुखाला केव्हाही कार्यालयात येऊन संदेश, सूचना, आदेश देता येतात व त्या गोष्टी कार्यालयाच्या वेळात टंकलेखकाकडून अमलात येतील अशी व्यवस्था करता येते. या यंत्रामुळे कार्यालयाची कार्यक्षमता वाढलेली आहे.

अंकीय ध्वनी संदेश प्रणाल्या : चावीफलक आधारित संदेश प्रणालींचे परिवर्तन असलेले ध्वनिमेल (ध्वनि-टपाल सेवा) खाजगी किंवा स्विच्ड दूरध्वनी जालकाकडून संदेशांचे वितरण आपोआप करते. टर्मिनल किंवा अनुचित्र इलेक्ट्रॉनीय मेल प्रणालींप्रमाणे ध्वनिमेलमध्ये संदेश साठविणे आणि पुढे पाठविण्याची क्षमता असते. उपयोगकर्ता ध्वनिमेल देवाणघेवाण करणाऱ्याला ध्वनि-संदेश पाठविण्याची विनंती करण्याकरिता टचटोन (दाब बटणाच्या) दूरध्वनीद्वारे संगणकाशी संपर्क साधतो, नंतर ग्राहकाचा क्रमांक ओळखतो. काही विशेष प्राधान्ये किंवा पाठविण्याचा कालावधी यांची योजना करतो आणि संदेश वाचून दाखवितो. संगणक अनुरूप ध्वनि-संकेताचे अंकीय संकेतांमध्ये रूपांतर करतो, ग्राहकाकडे संदेश पुढे पाठवितो आणि दुसर्याण टोकाला अंकीय संकेतांचे अनुरूप ध्वनी संदेशामध्ये रूपांतर करतो. ही ध्वनि-प्रणाली श्रुतिलेखनाकरितासुद्धा वापरता येते. १९८१ मध्ये ‘ईसीएस् टेलिकम्युनिकेशन्स इन्कार्पोरेशन’ने व्हॉइस मेसेज एक्सचेंजमध्ये आणि वांग लॅबोरेटरीजने डिजिटल व्हॉइस एक्सचेंजमध्ये या प्रणालीच्या व्यावसायिक सेवा सुरू केल्या.

ध्वनी प्रत्यभिज्ञा : कुठल्याही वैयक्तिक संगणकावर काम करण्यासाठी चावीफलक हा अतिशय आवश्यक घटक आहे. सध्या असे काही कार्यक्रमण आणि हार्डवेअर उपलब्ध आहेत की, ज्यांच्या साहाय्याने आवाजाद्वारे संगणकाला सूचना देता येते किंवा त्याच्याकडून काम करवून घेता येते. वक्ता ध्वनिग्राहकासमोर बोलतो आणि संगणकांनी विश्लेषण केल्यानंतर प्रणालीने ओळखलेले शब्द टर्मिनलवर दिसतात. हे तंत्रज्ञान बरेच विकसित झाले असून आता वैयक्तिक संगणकाबरोबर ह्यासाठीची प्रयुक्ती मिळते पण तिच्यावर बोलणाऱ्याचा ध्वनी व संगणकाचा प्रतिसाद हे प्रथम जुळवावे लागतात.

इलेक्ट्रॉनीय कॉन्फरन्सिंग सामग्री : इलेक्ट्रॉनीय कॉन्फरन्सिंग (संभाषण) किंवा टेलिकॉन्फरन्सिंग (दूरसंभाषण) म्हणजे दोन किंवा अधिक वेगवेगळ्या स्थानी असलेल्या तीन किंवा अधिक व्यक्तींमधील इलेक्ट्रॉनीय संदेशवहन एका वेळी होत असते किंवा इलेक्ट्रॉनीय आंतरकार्यालयीन बैठक असते. इलेक्ट्रॉनीय संदेश प्रणालीच्या साहाय्याने होणार्याए कॉन्फरन्सिंगच्या दोन पद्धती विकसित झाल्या आहेत : (१) श्राव्य/ग्राफिक कॉन्फरन्सिंग आणि (२) दृश्य कॉन्फरन्सिंग.

श्राव्य/ग्राफिक कॉन्फरन्सिंग : श्राव्य कॉन्फरन्सिंगकरिता प्रत्येक ठिकाणी ध्वनिग्राहक आणि ध्वनिवर्धक प्रयुक्तींचा समावेश केलेला असतो. काही प्रणाल्या एका वेळेला फक्त एकाच दिशेने प्रेषण करू शकतात, तर इतर प्रणाल्या एकाच वेळी प्रेषण आणि ग्रहण करू शकतात. विशेष उपाययोजनाकरिता (उपयोगांकरिता) मूर्त स्वरित ध्वनी हाताळणाऱ्या थोड्या प्रणाल्या तयार करण्यात आलेल्या आहेत. ग्राफिक्सकरिता इलेक्ट्रॉनीय फळ्यासारख्या प्रयुक्ती वापरतात. एका स्थानी असलेल्या संवेदनशील पृष्ठभागावर काढलेल्या चिन्हांची किंवा लेखनाची नोंद फळ्यावर होते आणि दूर अंतरावर असलेल्या एका किंवा अनेक स्थानी तशाच प्रतिमा दूरचित्रवाणी मॉनिटरांवर (बोधन पडद्यांवर) तयार होतात. या प्रक्रियेमध्ये परस्परक्रिया होतात म्हणजे ग्राहक ग्राफिक चित्रलेखनामध्ये फेरबदल करू शकतो आणि भाग घेणार्या. प्रत्येक स्थानी त्याचे परिणाम अवलोकन करता येतात. इतर प्रयुक्तींमध्ये एका लहानशा पुष्टिपत्रावर (पॅडवर) लेखन करणार्याप विशिष्ट पेनाने काम करता येते आणि त्याची प्रतिमा दूर अंतरावर असलेल्या सभागृहात पाडता येऊ शकते. बैठक चालू असताना ग्राफिक्स आणि दस्तऐवज यांचे प्रेषण करण्यासाठी अनुचित्र प्रयुक्तींचा वापर करतात.

दृश्य कॉन्फरन्सिंग : व्यावसायिक बैठकींकरिता केलेल्या दूरचित्रवाणी तंत्रविद्या समायोजनेचे अनेक प्रकार निर्माण झाले आहेत. उपग्रहाद्वारे होणारे द्विमार्गी, पूर्ण-गती, पूर्ण-वर्ण यांचे प्रेषण ही अंतिम उपयोजने आहेत.

स्थिर प्रतिमांचे प्रेषण करण्याकरिता मंद क्रमवीक्षक दूरचित्रवाणी हा पूर्ण-गती व्हिडीओपेक्षा कमी खर्चाचा पर्याय ठरत आहे. दूर अंतरावरील ग्रहण करणार्या संचामधील स्मृति-मंडले चित्रलेखनापूर्वी पूर्ण प्रतिमेची पुनर्रचना करतात. मंद क्रमवीक्षक व्हिडीओ कॅमेर्यागच्या साहाय्याने प्रेषण करण्यास योग्य अशा विविध प्रतिमा जास्तीत जास्त ग्राफिक्स आणि चित्रांच्या असतात. सभागृह व बैठकीत भाग घेणार्या व्यक्ती तसेच उपरिपारदर्शिका, ३५ मिमी. सरकचित्रे, चित्रफलक, तक्ते, खडूफळा प्रतिमा, त्रिमितीय वस्तू आणि हार्डकॉपी दस्तऐवज यांची छायाचित्रे काढता येतात आणि दूर अंतरावरच्या दूरचित्रवाणी मॉनिटरवर चित्रलेखन करण्याकरिता पाठविता येऊ शकतात.

इतर व्यावसायिक यंत्रे आणि सामग्री : सर्वसाधारणपणे एकात्मीकृत प्रणालीपूर्वी वापरात असलेल्या ठरावीक कार्यालयीन यंत्रांचे वर्णन पुढे दिले आहे. तथापि त्यांच्या सध्याच्या प्रतिकृती इलेक्ट्रॉनीय पद्धतीने चालविल्या जात असाव्यात.

पत्ते छापणारी यंत्रे : जेम्स मॅकफाट्रिच यांना १८७० मध्ये मॅकफाट्रिच मेलर (टपाल सिद्धता करणार्याल) या पहिल्या पत्ते छापण्याच्या यंत्राचे एकस्व मिळाले. हे यंत्र वृत्तपत्रांच्या कार्यालयांमध्ये वापरण्यात आले, परंतु नंतर व्यापार आणि उत्पादन व्यवसाय यांकरिता उपयुक्त असा बदल यंत्रामध्ये करण्यात आला. पहिल्या यंत्रांकरिता चर्मपत्र स्टेन्सिलांचा वापर करण्यात आला. या स्टेन्सिलांवर सुईची अग्रे असलेल्या अक्षरांच्या खिळ्यांनी नाव व पत्ते असलेला मजकूर कापता येतो. नंतर पितळ आणि ऍल्युमिनियम पट्ट्यांचा स्टेन्सिलकरिता वापर होऊ लागला. या यंत्राची क्षमता तासाला १२,००० पत्ते एवढी असते.

व्यावसायिक संस्था आणि प्रकाशक हे संगणक आणि पत्ते छापणार्या् यंत्रांचा एकत्रितपणे वापर करतात. चुंबकीय फिती आणि तबकड्या यांवर प्रेषण यादी व्यवस्थित ठेवलेली असते. संगणक आज्ञावली फायलींमध्ये बदल किंवा अद्ययावतीकरण करते, पिन कोड अनुक्रम (पत्त्यांनंतर प्रत्यक्ष लिहिला जाणारा सहा-अंकी संकेत अंक) यामध्ये त्यांची विभागणी करते आणि पत्त्यांचे लेबल छापते. ही लेबले पत्ते छापणाऱ्या यंत्राला पुरवितात. ते यंत्र लेबले पट्ट्यांच्या स्वरूपात आणि नंतर स्वतंत्ररीत्या कापते, त्यांच्यावर डिंक लावते किंवा ऊष्मीय सीलबंद प्रक्रिया करते आणि पाठवावयाच्या सामानाला जोडून टाकते.

ऑटोग्राफिक रजिस्टर : हे रजिस्टर (नोंद वही) मूळ मजकुराची प्रत काढण्यासाठी कार्बन कागद वापरते आणि नंतर ते फाईल करते. १८८३ मध्ये जेम्स सी. शौप यांनी या सामग्रीचा प्रथम विकास केला आणि त्यांनी ‘ऑटोग्राफिक रजिस्टर’ कंपनी स्थापन केली. मधे कोरे पान किंवा पाठीमागे कार्बन असे दोन किंवा तीन प्रत सलग असलेले फॉर्म्स वापरण्यात येतात. मूळ प्रत काढून टाकता येईल आणि त्यांची प्रत बंदिस्त भागात राहू शकेल अशा रजिस्टरांचा वापर अद्याप होत आहे.

नगद नोंदणी यंत्रे : गिऱ्हाइकांनी दुकानात केलेल्या खरेदीच्या व्यवहाराची नोंद दुकानात ठेवलेल्या अशा यंत्राकडून करता येते. यामुळे व्यापार्यांतना, विक्रेत्यांना व गिऱ्हाइकांनाही या यंत्राचा फार उपयोग होतो. या यंत्राचे निरनिराळे आकार व प्रकार आहेत. नेहमी उपयोगात असलेल्या अशा यंत्रांत काही मूलभूत क्रियांचा समावेश असतो. उदा., झालेल्या व्यवहाराची रोख रक्कम यंत्रातील अगदी वरच्या बाजूला दाखविली गेल्यामुळे विक्रेत्याला तसेच गिऱ्हाइकालाही ती दिसते. तसेच निरनिराळ्या बाबींखाली झालेल्या विक्रीच्या एकूण बेरजा यंत्रात तयार होतात. झालेल्या व्यवहाराची नोंद व पावती मिळते. प्रत्येक व्यवहाराची छापील नोंद यंत्रात ठेवली जाते, शिवाय एकूण किती गिऱ्हाइके येऊन गेलीत व प्रत्येक व्यवहार किती झाला, याच्या संख्येची नोंद यंत्रात ठेवण्याची व्यवस्था असते. १९७० च्या दशकामध्ये इलेक्ट्रॉनीय कॅश रजिस्टरांचा (पॉईट-ऑफ-सेल टर्मिनल या नावाने ओळखले जाणारे यंत्र) विकास झाला. त्यामध्ये चेकआऊट काउंटरपासून सरळ मध्यवर्ती संगणकाकडे जाणार्याट दंड संकेतनाचे आकृतिबंध व प्रदत्त वाचणार्या क्रमवीक्षण शलाका असतात.

गणकयंत्र व बेरजा करणारी यंत्रे : गणकयंत्राचे तीन मूलभूत प्रकार आहेत. इलेक्ट्रॉनीय, स्वयंचलित आणि अर्धस्वयंचलित. इलेक्ट्रॉनीय गणकयंत्रामध्ये दहा चाव्या असलेला चावीफलक, अर्थक्रिया चाव्या आणि एक दृश्य चित्रलेखन पडदा असतो. आकडेमोड करण्यासाठी दशमान संख्यांचे द्विमान रूपात आणि नंतर परत दशमान रूपात बदल काणारी मंडले तसेच ज्यांमध्ये द्विमान आकडेमोड केली जाते आणि आकडेमोडीच्या मधल्या पायर्यां मध्ये ती साठविली जाते, अशा मध्यमा प्रयुक्त्या मुद्रण करणार्या गणकयंत्रात असतात. स्वयंचलित गणकयंत्रांमध्ये पूर्ण चावीफलक आणि वरच्या किंवा खालच्या बाजूस दृश्य गणित्र असते. या गणकयंत्रामध्ये बेरीज, वजाबाकी, गुणाकार आणि भागाकार या क्रिया होतात. अर्धस्वयंचलित प्रयुक्तींमध्ये चाव्या आणि तरफा यांचा आकडेमोडीसाठी उपयोग होतो.

गोटी चौकट हे अगदी सुरुवातीचे सिद्धगणक होते. अद्याप जगामध्ये मोठ्या प्रमाणात वापरले जाणारे हे साधन असावे. सोळाव्या शतकात बेरजा करणारे यंत्र तयार करण्याचे प्रयत्न झाले. १८७२ मध्ये ई. डी. बाबोंर यांना आणि १८८८ मध्ये ए. सी. लुंडलम आणि विल्यम सिवर्ड बरोझ यांना बेरजा करणार्याम यंत्रांचे एकस्व मिळाले. चावीफलकामध्ये घातलेल्या संख्याच्या बेरजांचे दृश्य चित्रलेखन दर्शविणारी अनेक यंत्रे आहेत. सध्याची यंत्रे इलेक्ट्रॉनीय असून त्यांमध्ये थोडेच हलणारे भाग आहेत. गणकयंत्रांप्रमाणे विद्युत् घटावर चालणाऱ्या व सुवाह्य प्रकारांचे (अंकीय मनगटी घड्याळांप्रमाणे) किंवा घरातील विद्युत् प्रवाह वापरणाऱ्या डेस्क मॉडेलांचे (डेस्कवर मावतील अशा प्रतिकृतींचे) उत्पादन करण्यात येते.

जमाखर्चाची यंत्रे : ही यंत्रे फार गुंतागुंतीची असतात. यातील काही भागांची संगणकाच्या काही यंत्रणांशी जोडणी केलेली असते व छापण्याची व्यवस्थाही जोडलेली असते. यामुळे जमाखर्चाची नोंद हाताने करण्याचा त्रास पुष्कळच वाचतो. बिले तयार करण्याच्या यंत्रात अनेक प्रकारच्या क्रिया होतात. उदा., नावे, पत्ते, वर्णने यांबाबतचे टंकलेखन होते, गुणाकार होतो, व्याज आकारणी होते आणि बेरीज केली जाते. काही यंत्रात एका वेळेला एका खात्यात नोंद केली जाते आणि नगद नोंदणी यंत्राप्रमाणे रकमेचे संकलन होऊन निरनिराळ्या खात्यांत विभागणी केली जाते. अशीच काही प्रकाराची यंत्रे बँकांत, उपाहारगृहांत आणि वस्तुभांडारांत ठेवलेली असतात. ग्राहकांची बँक पुस्तके व इतर पत्रके यंत्रात घातल्यानंतर त्यावर झालेला व्यवहार व नवीन शिल्लक छापून मिळते.

नाण्यांची मोड देणारी यंत्रे : विल्यम एच्. स्टोअटस यांनी १८९० मध्ये नाण्यांची मोड देणार्या पहिल्या यंत्राचा शोध लावला. यंत्रातील चावीफलकावरील इष्ट ती चावी बोटांनी दाबल्यास जरूर असलेली मोड मिळते. सध्या याचा वापर बँका, आहारिका (कॅफेटरिआ) आणि चित्रपटगृहे या ठिकाणी होतो. १९०२ मध्ये जे. एम्. जॉन्सन यांनी नाणी मोजणाऱ्या यंत्राचे एकस्व मिळविले. आजचे यंत्र विद्युत् शक्तीवर चालणारी प्रयुक्ती असून ते मिसळलेली विविध नाणी त्यांच्या किंमतीप्रमाणे वेगवेगळी काढते आणि आपोआप मोजते. नंतर कागदात बांधून ठेवते आणि जरूर पडेल, तेव्हा मोड देते. कागदी चलनाची मोड देणारी यंत्रेसुद्धा विकसित करण्यात आलेली आहेत.

पृष्ठांकनकर्ता : (एंडॉर्सर). हस्त मुद्रांक किंवा स्वयंचलित यंत्र या स्वरूपातील पृष्ठांकनकर्ता यंत्राचा वापर पे ऑर्डर्स (प्रदानादेश), हुंडी धनादेश आणि इतर कायदेशीर दस्तऐवज यांच्यावर सही करण्यासाठी किंवा अनुमती दर्शविण्यासाठी करतात. स्वयंचलित प्रयुक्त्या संभरकाला जोडलेल्या असतात. हे संभरक सलग फॉर्म्स व्यवस्थित ठेवतात. या यंत्राचा वापर बेकायदेशीर होऊ नये म्हणून त्याचे संरक्षण करण्याकरिता त्यामध्ये अटक प्रयुक्ती आणि गणित्र यांची सुविधा असते. काही यंत्रे विद्युत् चलित्रावर चालणार्यास घटकाला फॉर्म्स पुरवितात आणि हा घटक तासाला १२,००० ते १५,००० या गतीने त्यांच्यावर तारीख आणि सूचक चिन्हा उमटवितो.

मॅन्युअल फायलिंग प्रणाल्या : काही प्रणालींमध्ये खाचा किंवा भोके पाडलेल्या कार्डांचा उपयोग करतात. गज किंवा सुया यांचा उपयोग विशिष्ट कार्डे योग्य जागी ठेवण्यासाठी करतात. स्वयंचलित सॉर्टर्स विद्युत किंवा यांत्रिक पद्धतीने कार्डे क्रमवार लावतात. बटन दाबून पाहिजे असलेल्या कार्डांचा ट्रे (तबक) काम करावयाच्या ठिकाणी नेला जातो. हाताने चालविता येणार्याक लहान डेस्क प्रतिकृतींमध्ये परिभ्रमी चाकावर खाचा पाडलेली शेकडो कार्डे मावतात.

स्वयंचल रीत्या क्रिया होणार्या वाहकावरील अनेक दशलक्ष हार्डकॉपी नोंदीचे जतन स्थूलमानीय इलेक्ट्रॉनीय सॉर्टर्समध्ये केले जाते. चालक निवडक कार्यालयीन नोंदी (पुस्तके, कार्डे किंवा इतर दस्तऐवज) आधार देणाऱ्या मांडणीकडे आपोआप पाठवू शकतो. जतन केलेल्या साठ्यामधून प्रदत्त मिळविल्यानंतर लाकडी किंवा धातूचे तबक (ट्रे) परत मूळ ठिकाणी रांगेत पाठविले जाते.

टपाल खोलीतील सामग्री : जाणाऱ्या टपालासाठी पत्रांच्या घड्या घालणारी, घडी घातलेली पत्रे पाकिटात घालणारी, पाकिटे बंद करणारी यंत्रे आहेत. पाकिटावर नाव व पत्ते छापणाऱ्या यंत्राचा उल्लेख मागे आलाच आहे. पाकिटांचे वजन करून, योग्य ती तिकिटे तिकिटाच्या गठ्ठ्यामधून मोकळी करून पाकिटावर चिकटविणारी यंत्रे आहेत. पाकिटे मोहोरबंदही केली जातात.

मापनी : (स्केल). कार्यालयीन मापनींचे सर्वसाधारण तीन प्रकार आहेत : टपाल खात्याची मापनी, व्यापारी माल मोजणारी मापनी आणि उच्च-क्षमता असलेली कार्यालयीन मापनी. टपाल खात्याची मापनी प्रथम, द्वितीय आणि तृतीय प्रतींच्या वस्तू, पार्सल पोस्ट (पुडक्याच्या रूपातील टपाल) आणि जलद पाठवावयाच्या वस्तू यांचे वजन करते. ती जास्तीत जास्त ३२ किग्रॅ. पर्यंत वजन असलेल्या वस्तूंचे मापन करते आणि लागणारा टपालखर्च आपोआप मोजते. सध्याची व्यापारी माल मापनी यंत्रे पूर्वीच्या गणित्र मापनीपासून विकसित झाली आहेत. या मापनीबरोबर एक तक्ता असतो. या तक्त्यावर वजन दाखविले जाते आणि किंमत मोजली जाते. उच्च-क्षमता असलेली कार्यालयीन मापनी तुळई प्रतिकृती आणि तबकडी प्रतिकृती या दोन प्रकारांमध्ये बनवितात. ती वजने करते आणि तिचा वापर गणन, परीक्षण आणि इतर कामांकरिता करतात.

सारणी यंत्रे : १८८० दशक्राच्या शेवटी हेर्मान हॉलेरिथ यांनी प्रदत्ताची नोंद करण्याकरिता आणि त्यावर संस्करण करण्याकरिता छिद्रित कार्डांचा वापर करणाऱ्या यंत्राचा शोध लावला. या यंत्राचा उपयोग अमेरिकेत १८९० च्या जनगणनेची सारणी यंत्रांत आणि संगणक कार्यप्रणालींमध्ये करण्यात आलेला आहे. कीपंच (दाब छिद्रण) कार्ड आकृतिबंध तयार करतात, या यंत्रामध्ये टंकलेखन यंत्रासारखा चावीफलक आणि छिद्र पाडण्याची यंत्रणा असते. यंत्रामध्ये कोरी कार्डे ठेवण्यात येतात. चालक व्यक्ती चावीफलकावर प्रदत्त समाविष्ट करते त्या वेळी संबंधित संकेत दर्शविणारी छिद्रे कार्डावर पाडली जातात.

छिद्रित कार्डाचा वापर सारणी व गणन करावयाचा प्रदत्त घालण्यासाठी करण्यात येत असला, तरी कार्ड संस्करण ही क्रिया सापेक्षत: मंद आणि खर्चिक असते. प्रदत्त दर्शविणाऱ्या

३०,००० कार्डांमुळे ५ मी. उंचीची चवड तयार होते. आदान प्रदत्त घालणे आणि साठविणे यांकरिता प्राथमिक साधन म्हणून असलेल्या कार्डांची जागा चुंबकीय फिती आणि तबकड्या यांनी घेतलेली आहे.

काल अभिलेखक : (काल नोंदणी यंत्र). जॉन सी. विल्सन यांनी १८७१ मध्ये पहिला व्यावहारिक काल अभिलेखक तयार केला. त्यामध्ये एक घड्याळ आणि पितळी चकत्या व मुद्रण दर्शके यांना आधार देणारा ठोकळा असतो. १८८८ मध्ये डब्ल्यू. एल. बंडी यांनी कामगारांची वेळ दर्शविणारे रजिस्टर विकसित केले. १८९२ मध्ये ई. एस्. फेल्प्स यांना अभिलेखन करणाऱ्या. द्वार अटक यंत्राचे एकस्व मिळाले. सध्या वापरात असलेल्या वेळ नोंदविणाऱ्या प्रयुक्त्यांमध्ये वरील यंत्रांसारखीच सर्वसाधारण वैशिष्ट्ये असतात.

घड्याळांचा वापर कामगारांच्या कार्डावर सुरू-आणि-बंद वेळेची नोंद दर्शविण्याकरिता केला जातो. काही घड्याळे सर्वचालक घड्याळामधून येणार्याव विद्युत स्पंदांवर चालतात, तर इतर स्वतंत्ररीत्या चालतात. कार्ड खाचेत घातले असता कामगारांच्या वेळा नोंदविण्याकरिता वापरलेले रजिस्टर चाप ओढल्याने पकड काढली जाऊन एकदम घसरते किंवा आपोआप छपाई केली जाते. छपाई यंत्रणा आणि यंत्राचा गळा यांची रचना अशी केलेली असते की, उशीर होणे, लवकर बाहेर जाणे, ठरावीक वेळेपेक्षा जास्त वेळ काम करणे या गोष्टींची नोंद कार्डाच्या स्वतंत्र भागांवर केली जाऊ शकते. आठवड्याच्या प्रत्येक दिवशी घड्याळांची जागा आपोआप बदलली जाते आणि थोडी जुळवाजुळव करावी लागते.

काल मुद्रांक विविध कामांची नोंद करतात. त्यांची रचना अशी केलेली असते की, कागदावर प्रत्यक्ष नोंद होऊ शकेल. या मुद्रांकामधील तारीख, तास आणि मिनीट यांच्यामध्ये आपोआप बदल होतात. यामध्ये सेकंदाची नोंद होऊ शकेल अशीसुद्धा मांडणी करता येऊ शकते. काल मुंद्रांकाच्या एका फेरबदल असलेल्या यंत्रामध्ये सुरू-आणि-बंद आणि खाते विभाग ही माहिती दाखविली जाते.

दरवाजावर वापरण्यात येणाऱ्या अभिलेखन जखडणीमध्ये (अटक यंत्रणेत) प्रत्यभिज्ञा यंत्रणा असते. ही यंत्रणा कामगाराच्या ओळखपत्रावरील अंतर्लिखित चुंबकीय संकेत वाचते किंवा कामगारांना दिलेली संकेत अक्षरे किंवा अंक स्वीकारते. कामगाराची ओळख आणि येण्याची वेळ यांचे मुद्रण नियंत्रण फितीवर होते. ही माहिती यंत्रणेमध्ये बंदिस्त होते आणि ती जागेवरून हालविता येते व तपासता येते. फितीवर नोंद न करता या जखडणी उघडणे किंवा बंद करणे अशक्य असते. [→ काललेखक].

एकात्मीकृत कार्यालयीन प्रणाली : आगामी काळात कार्यालयामध्ये प्रामुख्याने शब्दप्रक्रिया दृष्टीस पडतील आणि इलेक्ट्रॉनीय साधने मजकूर जुळणीमध्ये मोठी लवचीकता आणतील. घरी किंवा प्रवासात वापरण्यात येणारे वैयक्तिक संगणक कार्यालयातील यंत्रांशी देवाणघेवाण करतील. स्थानिक-क्षेत्र माहिती जालके आणि दूर-अंतर माहिती जालके विविध यंत्रांशी जोडली जातील आणि कार्यालयीन कामात सहकार्य करतील. या देवाणघेवाणीचा पुष्कळसा भाग इलेक्ट्रॉनीय संदेश प्रणालींद्वारे हाताळला जाईल. इलेक्ट्रॉनीय फायली आणि माहिती-पेढ्या या नित्याच्या बाबी होतील. कार्यालयात कागदावर केल्या जाणार्याळ कामाच्या स्वरूपात बदल होईल. कारण ऋण किरण नलिकेच्या पडद्यावर चित्रलेखनाने प्रत्यक्षपणे अधिक माहिती घालता येऊ शकते किंवा परत मिळविता येते. तातडीच्या माहितीकरिता कागदाचा वापर अधिक होईल परंतु माहिती साठविण्याकरिता फार कमी वापर होईल. शैली आणि प्रदत्ताची विशिष्ट रचना (मांडणी) यांमध्ये अधिक लवचीकता असलेले हार्ड-कॉपी उत्पादन इलेक्ट्रॉनीय प्रतिमांपासून मोठ्या प्रमाणात मिळेल. दूरचित्रवाणी तंत्रविद्यांचे समायोजन करता येत असल्यामुळे इलेक्ट्रॉनीय कॉन्फरन्सेस व्यावसायिक हेतूकरिता कराव्या लागणार्या) प्रवासाला वास्तववादी पर्याय बनतील.

प्रशिक्षण : कार्यालयातील कर्मचाऱ्याचे काम सुलभ करणे हे इलेक्ट्रॉनीय प्रणालींचे एक ध्येय आहे. उदा., शुद्धलेखन तपासण्यासाठी सॉफ्टवेअरचा वापर होऊ लागल्यामुळे मुद्रितशोधनाचे काम फार सुकर झाले आहे. इलेक्ट्रॉनीय माध्यमांत दुरुस्त्या करणे अतिशय सोपे झाल्यामुळे टंकलेखनाची गती अधिक जलद झाली आहे.

संगणक-आधारित कार्यालयीन उपकरणांच्या प्रशिक्षणाचे विविध प्रकार आहेत. ‘विशेष प्रशिक्षण’ यंत्र चालविण्यासंबंधी आहे, म्हणजेच समास कसा सोडावा, कार्यक्रमण कसे चालवावे, प्रदत्त परत कसा मिळवावा इत्यादी. सर्वसाधारण माहिती विशिष्ट कंपनीच्या गरजेप्रमाणे साजेशी करण्याला ‘उपयोजन प्रशिक्षण’ असे म्हणतात. उपयोजनांच्या उदाहरणांमध्ये पत्रव्यवहाराचे आदर्श नमुने (समास, अक्षरांची विशिष्ट मांडणी इ.), त्याचप्रमाणे कंपनीमध्ये वापरण्यात येणारी प्रपत्रे (फॉर्म्स) आणि आलेख (ग्राफिक्स) यांच्याकरिता असलेल्या सूचना यांचा समावेश असतो.

पहा : आंतरसंदेशवहन पद्धती कार्यालय व्यवस्थापन गणितीय उपकरणे टंकलेखन यंत्र माहिती संस्करण शब्द प्रक्रियक संगणक सूक्ष्मप्रक्रियक.

टोळे, मा. ग. भिडे, शं. गो. सूर्यवंशी, वि. ल.