माहिती संस्करण : अमेरिकन अर्थव्यवस्थेचा इतिहास पाहिला, तर १९०० सालापर्यंत त्यावर कृषिउद्योगाचे प्रभुत्व होते. त्यानंतर दुसऱ्या महायुद्धाच्या काळापर्यंत त्यामध्ये उद्योगधंद्यांना अतिशय महत्त्व आले. या काळानंतर मात्र यामधील माहिती विभागाचे प्राबल्य वाढत चालले आहे, असे स्पष्ट दिसते. सुलभ भाषेत असे म्हणता येईल की, प्रत्यक्ष काम करण्यापेक्षा ते करण्याकरिता लागणारी तद्‌नुरूप व्यवस्था करण्यामध्ये या काळानंतर मनुष्याची बुद्धी व कार्यशक्ती जास्त खर्च होऊ लागली. या प्रकारचे बदल फक्त अमेरिकेमध्येच झालेले दिसतात असे नसून हे इतरही औद्योगिक दृष्ट्या प्रगत अशा देशात कमी अधिक प्रमाणात सर्वत्र आढळतात. तांत्रिक ज्ञान किंवा विशेष ज्ञान अथवा माहिती हे सध्या आर्थिक देवघेवीची एक गोष्ट बनली आहे. आपल्या जीवनात तांत्रिक ज्ञानाचा सतत. विविध प्रकारे उपयोग करणारा मनुष्य हा एकमेव असा प्राणी आहे. तांत्रिक ज्ञानामुळे मनुष्याला जे अगोदर माहीत नसते ते मनुष्याला माहीत होते. प्रतिकात्मक अनुभवाची (उदा., संकल्पना) देवघेव करता येऊन त्यामुळे मनुष्याच्या जाणिवेची सखोलता तर वाढविता येतेच पण त्याच्या विचारातील अनिश्चितता कमी होते. जे पर्याय त्याला आधी समोर दिसत असतात त्यापेक्षा किती तरी अधिक पर्याय या ज्ञानामुळे दिसू लागतात. या ज्ञानाच्या योगे निवड करण्याची क्षमता मिळते, घेतलेल्या निर्णयाचे मूल्यमापन करता येते, एखाद्या प्रक्रियेचे नियंत्रण करण्याची क्षमता किंवा एखादी कल्पना अथवा मत दुसऱ्या पर्यंत पोहचविण्याची क्षमता येते. आधुनिक समाजात तांत्रिक ज्ञानाचे संकलन, निर्मिती व संग्रह किंवा वितरण अथवा उपयोग ही एकसारखी वाढत जाणारी अशी प्रक्रिया आहे. विज्ञान व तंत्रविद्येमध्ये संशोधन करणारे शास्त्रज्ञ, प्रतिदर्श सर्वेक्षण [नमुना पाहणी ⟶ प्रतिदर्श सर्वेक्षण सिद्धांत] करणारे कर्मचारी इ. सर्व लोक तांत्रिक ज्ञानाची निर्मिती व संग्रह करीत असतात. विश्वकोश, नियतकालिके आणि सध्या संगणक (गणकयंत्र) यांमध्ये तांत्रिक ज्ञानाचा संग्रह होत असतो. दूरध्वनी ,दूरचित्रवाणी, वृत्तमाध्यमे या साधनांच्याद्वारे माहितीचे वितरण होत असते. विशेष ज्ञानाचा उपयोग प्रक्रिया वा उत्पादन नियंत्रण, गुणवत्ता नियंत्रण यांकरिता केला जातो.
माहिती संस्करण ही क्रिया सर्व प्रकारच्या ज्ञानाकरिता आवश्यक असली, तरी हिचे विशेष महत्त्व तांत्रिक ज्ञानाकरिता असते. त्यामुळे याविषयाचे विवेचन प्रस्तुत नोंदीत मुख्यत्वेरून तांत्रिक विभागामधील उदाहरणाच्या संदर्भात केले असले, तरी ते इतर कोणत्याही क्षेत्रामधील माहितीच्या संस्करणाकरिता करता येईल, हे उघड आहे. तांत्रिक ज्ञानांच्या संदर्भात विशेषेकरून विवेचन करण्याकरिता आणखी एक कारण आहे आणि ते म्हणजे या क्षेत्रामध्येच प्रदत्ताचा (संख्यात्मक वा गुणात्मक मूल्यांच्या रूपातील माहितीचा) साठा मोठ्या प्रमाणात वाढत चालला आहे. विविध तांत्रिक क्षेत्रांमधील अनेक मापने यंत्राच्याच साह्याय्याने सध्या घेतली जातात. उपकरण साधनामध्ये पण मोठ्या प्रमाणात प्रगती झाली आहे. या दोन कारणांमुळे प्रदत्तामुळे वाढ होताना दिसते. विज्ञानविषयक लिखाणात वा ज्ञानात गेल्या काही वर्षात झालेल्या वाढीबद्दल कल्पना पुढील उदाहरणावरून येईल. विविध देशांमध्ये प्रसिद्ध झालेल्या सर्व संशोधन निबंधाचे सारांश प्रसिद्ध करणारी नियतकालिके असतात. रासायनिक विषयावरील संशोधन निबंधाचे सारांश प्रसिद्ध करणाऱ्या एका विख्यात नियतकालिकाने आपला दशलक्ष क्रमांकाचा सारांश स्थापनेनंतर (इ.स.१९०७) प्रथम ३२ वर्षांनी प्रसिद्ध केला. यानंतरचे पुढील दशलक्ष सारांश प्रसिद्ध करण्याकरिता त्याने अनुक्रमे १८ व ८ वर्षेच लागली असे आढळले. मापन वा निरीक्षण किंवा गणन याद्वारे संख्यात्मक स्वरूपात (उदा., लांबी) मिळणाऱ्या माहितीस प्रदत्त असे म्हणतात. अशा सतत वाढत्या प्रदत्ताची साठवण किंवा संस्करण पारंपारिक पद्धतींच्याद्वारे करणे शक्य होणार नाही आणि त्यामुळे आधुनिक संगणक वापरल्याशिवाय गत्यंतर राहत नाही.
आधुनिक समाज विज्ञान व तंत्रज्ञान यांवर मोठ्या प्रमाणात अवलंबून असतो. समाजापुढे किंवा राज्य शासनापुढे आज जे प्रश्न उभे आहेत, ज्या समस्या आहेत त्यांमध्ये तांत्रिका भाग मोठा असतो व त्यामुळे तांत्रिक माहिती मानवी जीवनामधील मध्यवर्ती बिंदू ठरली आहे. मानवी समाजाच्या आर्थिक विकासासाठी किंवा मनुष्य व सृष्टी यांवर सत्ता अथवा नियंत्रण मिळविण्याकरिता तांत्रिक ज्ञान हे एक प्रभावी साधन बनले आहे. तांत्रिक ज्ञानाच्या वितरणामध्ये छपाई यंत्राचा फार मोठा भाग होता. संगणक व दूरसंदेशवहन प्रणाली या आधुनिक संदेशवहन साधनांमुळे अवकाश व काल यांच्या मर्यादा विस्तारित केल्या गेल्यामुळे सर्व विश्व एकमेकांशी अधिक निगडित बनले आहे. उपलब्ध केल्या गेलेल्या प्रदत्ताचा दर्जा नेहमीच चांगला असतो असे नसल्यामुळे त्याचा परिणाम निर्णयावर होतो. काही निर्णय अपुऱ्या प्रदत्तावर आधारलेले असतात. याउलट काही वेळा प्रदत्त मोठ्या प्रमाणात उपलब्ध झाल्यामुळे सुद्धा निर्णय घेणे अवघड ठरते.
मनुष्याने आतापर्यंत आत्मसात केलेल्या ज्ञानाच्या साठ्याचा व्याप इतका मोठा आहे की, त्यामधून आवश्यक अशी माहिती शोधून काढणे हे अवघड असे काम होऊन बसले आहे. विशिष्ट ज्ञानाचा शोध अथवा पुनर्पाप्ती करून घेण्याकरिता नव्या कार्यक्षम पद्धती व तंत्रे शोधून काढण्याची पण गरज निर्माण झाली आहे. वरील सर्व गोष्टींचा विचार माहिती संस्करण तंत्रामध्ये केला जातो . या प्रक्रियेत माहितीचे (१) संघटन (२) संकेतन (३) साठवण, (४) संदेशवहन व (५) प्रत्यक्ष वापर अशी पाच मुख्य अंगे असतात. ज्ञानाची साठवण करण्यापूर्वी त्याचे काही प्रमाणात संकेतन करावे लागते. माहिती व्यक्त करण्याकरिता, तिची देवघेव करण्याकरिता भाषेचा उपयोग केला जातो. माहितीचे शब्दाकंन करण्यामध्ये तिचे थोड्या फार प्रमाणात संकेतन होत असतेच. माहिती लिखित अथवा उच्चारित शब्दांच्या स्वरूपात व्यक्त करता येते. चुंबकीय फितीवर किंवा ग्रामोफोन तबकडीवर तिला ध्वनीच्या स्वरूपात, तर सूक्ष्म फिल्मवर दृक स्वरूपात मुद्रित करता येते. विज्ञानात तिचे संकेतन गणितीय किंवा रासायनिक सूत्रे वापरूनसुद्धा करता येते. छायाचित्रे, आकृत्या, नकाशे, आलेख या विविध आलेखिकी रीतींनी माहितीचे संकेतन किंवा प्रदर्शन करता येते. संगीतामधील ज्ञान सरगमच्या रूपात तर आनुवंशिक ज्ञान ⇨ जीनमध्ये सांकेतिक स्वरूपात साठविलेले असते. संगणकामध्ये ज्ञानाची साठवण कार्यक्रमणाच्या (काही विशिष्ट हेतू साध्य करण्याच्या दृष्टीने तयार केलेल्या तपशीलवार व स्पष्ट क्रमवार सूचनांच्या संचाच्या) स्वरूपात केलेली असते.
आधुनिक ज्ञानभांडाराचा कार्यक्षम रितीने उपयोग करण्याकरिता दोन गोष्टींची आवश्यकता असते. मनुष्य आपल्या डोक्यात स्मरण शक्तीच्या योगे ज्ञानाची साठवण करीत असतो. ज्ञानाची साठवण करण्याची ज्याची क्षमता जास्त आहे अशा एका साधनाची गरज त्यास लागत असते. या साधनात जे ज्ञान साठविले जाते ते त्यापासून परत त्वरित मिळविण्याची तरतूद असणे आवश्यक असते. साठविलेले ज्ञान परत मिळविण्याकरिता मनुष्यास जेवढा वेळ लागतो. त्यापेक्षा या साधनास खूप कमी वेळ लागावा ही पण अपेक्षा असते. ही सर्व उद्दीष्टे फक्त संगणकामध्ये साध्य होऊ शकतात. नजीकच्या भविष्यात ग्रंथ संग्रहालयात ग्रंथांच्या ऐवजी माहिती वाढत्या प्रमाणात सूक्ष्म फिल्मवर मुद्रित केली जाईल व तिची पुनर्पाप्ती संगणकाच्याद्वारे केली जाईल असे दिसते. त्यामुळे भविष्य काळात लिहितावाचता येणे एवढ्याच पुरता ‘साक्षरता’ या शब्दाचा अर्थ मर्यादित न राहता संगणक कार्यान्वित करण्याकरिता जी जी माहिती असावी लागते व जे जे करावे लागते या सर्वांचा पण त्यामध्ये समावेश केला जाईल. आधुनिक यंत्रसाधने, उपकरणे यांच्यामुळे साठवलेल्या ज्ञानाची पुनर्प्ताती करून घेण्याचे काम बरेच सुलभ झाले आहे. आधुनिक काळात द्रव्ये व ऊर्जा यांप्रमाणे तांत्रिक ज्ञान हे राष्ट्रांच्या संपत्तीपैकी महत्त्वाचे असे एक साधन बनले आहे. वापरामुळे जिचा नाश होत नाही किंवा जिचे अवमूल्यन होत नाही अशी ही एकच व्यापारी देवघेवीतील वस्तू आहे. एकस्व (पेटंट) प्रक्रियेविषयी तांत्रिक पद्धती, पुस्तके, नियकालिके या विविध स्वरूपात याची निर्यात होते आणि यांमध्ये या माहितीचे संस्करण व उपयोग करण्यासाठी माहिती संस्करण यंत्रे आणि संगणक (कार्यक्रमणासहित) या साहाय्यक साधनांचाही समावेश होतो. अमेरिकेच्या स्थूल राष्ट्रीय उत्पादनापैकी एक मोठा भाग ज्ञानाची निर्मिती व निर्यात या स्वरूपात आहे. यावरून या विषयाच्या महत्त्वाविषयी योग्य कल्पना येते.
मागासलेली राष्ट्रे किंवा कोणत्याही राष्ट्रातील दुर्बल घटक यांना जर हे ज्ञान उपलब्ध झाले, तर त्यामुळे त्यांची उन्नती होऊ शकेल, असे अनेक विचारवंतांस वाटते. तांत्रिक ज्ञानाचे प्राथमिक उद्‌गम संशोधनात्मक नियतकालिके, अहवाल, ग्रंथ व प्रबंधिका हे होत. यांपासून मिळणाऱ्या माहितीचे चिकित्सापूर्वक विश्लेषण, मूल्यमापन व संश्लेषण, संक्षेपण पुनर्विलोकन करणारी नियतकालिके, शब्दकोश, विश्वकोश यांसारख्या दुय्यम माध्यमामध्ये केले जाते. याविषयीची माहिती पुढे दिली आहे.
प्राथमिक ज्ञान उद्‌गमाचे प्रकार :विद्वत्ताप्रचुर ज्ञानपत्रिका (स्कॉलरली जर्नल) : योग्य स्वरूपात मुद्रित नोंद झाल्याशिवाय संशोधन कार्य पूर्ण होत नाही, असा सर्वमान्य संकेत झाला असल्यामुळे नवीन तांत्रिक ज्ञान किंवा प्रदत्त हे प्रथम वैज्ञानिक विद्वत्ताप्रचुर ज्ञान पत्रिकांत अथवा नियतकालिकांत प्रकाशित केले जाते. माहितीचे त्वरित प्रसारण करण्याकरिता सतराव्या शतकाच्या मध्यापासून वैज्ञानिक ज्ञानपत्रिका चालू झाली असावी. पारंपारिक संशोधन निबंधामध्ये संशोधित केलेल्या प्रश्नाविषयीचे निवेदन असून प्रश्नामागील पार्श्वभूमी व इतिहास, पूर्वी केल्या गेलेल्या संशोधन कार्याचे पुनर्विलोकन इ. गोष्टींचाही त्यामध्ये समावेश केलेला असतो. वापरलेल्या प्रायोगिक तंत्राबद्दलचा तपशिल, प्रयोगाद्वारे मिळालेले परिणाम, त्यांपासून निघणारे निष्कर्ष हे संशोधन निबंधामधील इतर महत्त्वाचे असे विभाग असतात. सगळ्या विभागातील सर्व मुख्य गोष्टींचा ज्यामध्ये समावेश केलेला असतो असा सारांश अथवा संक्षेप सगळ्यात शेवटी (अथवा काही वेळा आरंभी) दिलेला असतो. निरीक्षणाद्वारे एका शास्त्रज्ञाने मिळविलेले ज्ञान संशोधन निबंधाच्या स्वरूपात इतर शास्त्रज्ञांच्या पुढे पुनर्विलोकन अथवा चिकित्सा करण्याकरिता ठेवण्यात येते. १६६७ पर्यंत सर्व जगात फक्त दोन ज्ञानपत्रिका प्रसिद्ध करण्यात येत होत्या. सध्या त्यांची संख्या एक लाखापेक्षा अधिक झाली आहे, असा अंदाज आहे. सध्या प्रसिद्ध होत असलेल्या संशोधन निबंधापैकी किती निबंधांत नवीन माहिती उपलब्ध केली गेलेली असते, हे मात्र शोधून काढणे अवघड झाले आहे. ज्ञानपत्रिका व संशोधन निबंध यांच्या संख्येत झालेल्या प्रचंड वाढीमुळे काही नवे प्रश्न निर्माण झाले आहेत. त्यांच्या निरसनाकरिता दोन मार्ग अवलंबिले जातात. पहिला मार्ग विभागीकरणाचा होय. यामध्ये विशेषीकरणावर भर दिलेला असतो. उदा., पूर्वी भौतिकीतील संशोधन निबंधांकरिता प्रसिद्ध करण्यात येणाऱ्या ज्ञानपत्रिकेत इलेक्ट्रॉनिकी व घन-अवस्था भौतिकी या दोन्हीही विषयांवरील संशोधन निबंधांचा समावेश केला जात असे. सध्या या दोन विभागातील संशोधन निबंधांकरिता प्रत्येक एक याप्रमाणे दोन स्वतंत्र ज्ञानपत्रिका उपलब्ध आहेत. यात धर्तीवर इतर अनेक विषयांकरिता नव्या विशेषीकरणानुसार स्वतंत्र ज्ञानपत्रिका प्रसिद्ध होऊ लागल्या आहेत. याउलट काही विषयांच्या सीमा भागातील संशोधनाकरिता हे विषय एकत्र येताना आढळतात. उदा., भौतिकी व जीवविज्ञान या दोन विज्ञान विभागांच्या संकराने जीवभौतिकी या नावाचे नवे संशोधन क्षेत्र निर्माण झाले आहे. यावरील संशोधन निबंधांकरिता स्वतंत्र ज्ञानपत्रिका निघाल्या आहेत. अशा रीतीने निरनिराळ्या विषयांच्या पोटविभागांवरील संशोधन कार्याच्या प्रसिद्धीकरिता विशिष्ट ज्ञानपत्रिका उपलब्ध होत आहेत. काही नियतकालिकांत कोणत्याही वैज्ञानिक विषयावरचे संशोधन निबंध प्रकाशित केले जातात. इंग्लंडमध्ये प्रसिद्ध होणारे नेचर, अमेरिकेमधील सायन्स, तर भारतामध्ये प्रकाशित होणारे करंट सायन्स ही नियतकालिके विज्ञानामधील कोणत्याही विषयावरील संशोधन निबंध कालिके विज्ञानामधील कोणत्याही विषयावरील संशोधन निबंध प्रकाशनाकरिता स्वीकारतात.
ज्ञानपत्रिकांचा पर्याय : संशोधन अहवाल वैज्ञानिक ज्ञानपत्रिकेत प्रसिद्ध झालेल्या संशोधन निबंधाची पुनर्मुद्रिते विनंतीवरून किंवा शुल्क घेऊन पाठवावयाचा प्रघात आहे. एकाच संशोधन क्षेत्रात काम करणाऱ्या शास्त्रज्ञांमध्ये एकमेकांस आपली प्रकाशित पुनर्मुद्रिते माहिती व टिप्पणीकरता पाठवावयाची पद्धतही प्रचलित आहे. ज्ञानपत्रिकेला संशोधन कार्यावरील खाजगी अहवाल हा एक पर्याय असतो. पुरस्कृत संशोधन प्रकल्पाच्या बाबतीत असे अहवाल ठराविक कालखंडाने प्रकाशित केले जातात. या काळात संशोधन कार्यात केलेल्या प्रगतीबद्दल तांत्रिक माहिती दिलेली असते. काही वेळा हे संशोधन कार्य वर्गीकृत अथवा गुप्त स्वरूपाचे असते. त्यामुळे असले अहवाल फक्त मर्यादित वाचकवर्गास उपलब्ध केले जातात. औद्योगिक, उपयोजित व राष्ट्रहिताच्या दृष्टीने महत्त्वाच्या अशा संशोधन कार्यामध्ये अशा प्रकारचे वर्गीकृत अहवाल प्रसिद्ध करण्यात येतात. नेहमीच्या तांत्रिक ज्ञानपत्रिकांमध्ये अशा संशोधनाबद्दलचा फक्त संक्षिप्त अहवाल प्रकाशित करण्यात येतो.
माहिती देवघेव गट : पूर्वीच्या काळी शास्त्रज्ञ पत्रव्यवहाराच्या द्वारे प्रयोगाने मिळालेल्या माहितीची एकमेकांत देवघेव करीत. आधुनिक काळातील देवघेव गट या प्रघातापासूनच निर्माण झाले असावेत. गटातील कोणताही एक सभासद आपल्या संशोधन कार्याविषयीची माहिती केंद्राला कळवितो. केंद्र मग हीच माहिती केंद्राच्या सर्व सभासदांना पुरविण्याची व्यवस्था करते. अशा प्रकारची माहिती माहितीपत्राद्वारेही प्रसारित करता येते.
प्राथमिक ज्ञानवितरण कार्याकरिता पर्यायी पद्धती : रेडिओ आणि चलत्‌चित्रपट यांचाही ज्ञान प्रसारणाकरिता उपयोग केला जातो. चलत्‌चित्रपटामध्ये दृक व श्राव्य या दोन्ही माध्यमांचा उपयोग होत असल्यामुळे त्याद्वारे ज्ञान प्रसरण विशेष प्रभावी ठरते. सूक्ष्म फिल्मच्या साहाय्याने ज्ञानाची साठवण मुद्रित स्वरूपात उत्तम रीतीने करता येते. श्राव्य तबकड्या अथवा चुंबकीय फिती इ. साधने असा कार्याकरिता उपयुक्त ठरतात. जिवंत प्राण्याच्या हृदयाच्या ठोक्यांचा आकृतिबंध आणि त्यातील वैशिष्ट्ये किंवा विविध भाषांतील शब्दाचे उच्चार यांविषयीचे ज्ञान चुंबकीय फितीच्या साहाय्याने मुद्रित करता येते व ते एका ठिकाणापासून दुसऱ्या ठिकाणापर्यंत पोहोचविता पण येते.
द्वितीयक माध्यमे : १६६५ मध्ये सुरू झालेल्या लंडनच्या रॉयल सोसायटीच्या फिलॉसॉफिकल ट्रँन्झक्शन्स या नियतकालिकामध्ये संशोधन कार्याचा सारांश व समीक्षण यांचा समावेश होत असल्यामुळे त्यास ऐतिहासिक दृष्ट्या सर्वप्रथम द्वितीयक माध्यम अशी संज्ञा देता येते. प्रकाशित माहितीचा गोषवारा प्रसिद्ध करण्यास प्रामुख्याने १७१४ पासून सुरूवात झाली. प्रसिद्ध झालेल्या संशोधन साहित्यापासून गोषवारा काढणे किंवा त्याची सूची बनविणे हे कार्य तेव्हापासून राष्ट्रीय व आंतरराष्ट्रीय या दोन्ही पातळ्यांवर चालू आहे. गोषवारा बनविण्याकरिता दोन पद्धती वापरतात. वर्णनात्मक गोषवाऱ्यामध्ये निबंधाच्या शीर्षकापासून संशोधन कार्याविषयी जेवढी माहिती मिळू शकते त्यापेक्षा जास्त तपशीलवार माहिती देण्यात येते. याउलट अर्थगर्भित गोषवाऱ्यामध्ये संशोधन कार्यामधील सर्व महत्त्व पूर्ण बाबींचाच फक्त समावेश केलेला असतो. काही गोषवाऱ्यांचे कार्यक्षेत्र मोठे असते. रसायनशास्त्र, भौतिकी इत्यादींसारख्या मोठ्या शास्त्रविभागाचा त्यामध्ये समावेश होऊ शकतो. याउलट सूक्ष्म इलेक्ट्रॉनिकी, अणुकेंद्रीय अनुस्पंदक यांसारख्या अत्यंत संकुचित अशा कार्यक्षेत्रापुरताही तो मर्यादित होऊ शकतो. आधुनिक काळात विशिष्ट विषयाला वाहिलेल्या बहुतेक ज्ञानपत्रिकांत त्या विषयावरील संशोधन निबंधांचा गोषवारा अथवा समालोचन देण्यात येते. सर्व प्रमुख राष्ट्रांमध्ये संशोधन निबंधाचा गोषवारा काढण्याकरिता व्यवस्था उपलब्ध असून त्यांचा उपयोग आंतरराष्ट्रीय पातळीवर करून घेता येतो. उदा., अमेरिकन केमिकल सोसायटी १९०७ पासून जगातील सर्व देशांत प्रसिद्ध झालेल्या रसायनशास्त्रावरील संशोधन निबंधाच्या गोषवाऱ्याचे प्रकाशन करीत आली आहे. जगातील निरनिराळ्या देशांत प्रतिवर्षी प्रसिद्ध झालेल्या अंदाजे दोन लक्ष संशोधन निबंधाचा गोषवारा या नियतकालिकात दिला जातो, असा अंदाज केला गेला आहे.
पत्रे, पुस्तके इ. विविध स्वरूपात पण गोषवारे प्रसिद्ध केले जातात. इष्ट माहिती परत चटकन मिळविण्याकरिता सूची किंवा याच तऱ्हेची काहीतरी व्यवस्था करावी लागते. संशोधन विषयांची वर्गवारी करून त्यानुरूप गोषवारे योग्य ठिकाणी नियतकालिकांत प्रसिद्ध केले जातात. ही क्रिया अधिक कार्यक्षम करण्याकरिता छिद्रित कार्ड पद्धतीसाऱखी योजना वापरून गोषवाऱ्यांची वर्गवारी व त्यांचा शोध यंत्रांच्या अथवा संगणकाच्या साहाय्याने सुलभपणे घेता येतो. गोषवारा काढण्याच्या कार्याकरिता संशोधन निबंधात येणाऱ्या संज्ञांच्या वारंवारतेवर आधारित अशा एखादी यांत्रिक विश्लेषण पद्धत वापरतात.
समालोचन : ज्ञान प्रसारणाच्या द्वितीयक माध्यम प्रकारामध्ये समालोचनाचे स्थान महत्त्वाचे असते. ज्याचे स्वरूप निश्चित आहे अशा एखाद्या विषयासंबंधी किंवा त्याच्या एका अंगासंबंधी प्रकाशित झालेल्या साहित्याचे संकुलित व संघटित असे विवेचन समालोचन मध्ये केलेले असते. काही समालोचन प्रकारांमध्ये वर्णनावर अथवा संकलित माहिती पुरविण्यावर भर दिलेला असतो, तर या माहितीची चिकित्सा व मूल्यमापन यांवर दुसऱ्या प्रकारच्या समालोनामध्ये महत्त्व दिलेले असते. विविध संशोधन निबंधात उपलब्ध झालेल्या माहितीमधील परस्परसंबंध स्पष्ट करण्याचाही प्रयत्न केला जातो. संदर्भ ग्रंथ, कार्यपद्धती नियमन पुस्तके, हस्तग्रंथ (हँडबुक), विश्वकोश या ग्रंथात निरनिराळ्या विषयांवरील उपलब्ध माहिती, तिचे मुल्यमापन, तीवरील भाष्यासह दिलेली असते. रसायनशास्त्रामधील संयुगांचे अभिज्ञान (अस्तित्व ओळखणे), स्थिरांकांची मूल्ये, त्यांची कोष्टके यांसारखे विविध प्रदत्त संकलित स्वरूपात अशा ग्रंथात मिळतात. कार्यपद्धती नियमन पुस्तके (यंत्राचा वापर करण्याविषयीच्या सूचना देणारी पुस्तके), प्रबंधिकांपासून विश्वकोशापर्यंत सर्व दुय्यम ज्ञान उद्‌गमाचा समालोचन कार्याकरिता उपयोग होतो.
सूचीकरण : पुस्तकाकरिता सूची देण्याचे कार्य सोळाव्या शतकापासून सुरू झाले असावे. असा अंदाज आहे. १८७८ साली पहिली सूची संस्था (इंडेक्स सोसायटी) लंडन येथे स्थापन करण्यात आली. या संस्थेचे सचिव हेन्री बी. व्हीटली यांचे या विषयावरील व्हॉट इज ॲन इंडेक्स ? हे पुस्तक १८७८ मध्ये प्रसिद्ध करण्यात आले. कोणत्याही ग्रंथात असणाऱ्या मुख्य बाबींचे निर्देशन करणाऱ्या शीर्षक अथवा शब्दसमुच्‍चय यांच्या संचापासून सूची तयार केली जाते. ही शीर्षके पुस्तकाच्या शेवटी दिलेली असतात व त्यांची मजकुरातील स्थाने पृष्ठक्रमांक घेऊन दाखविली जातात. शीर्षकांचा क्रम वर्णक्रमानुसार ठेवलेला असतो. सूचीमध्ये शीर्षक आणि निर्देशित केलेल्या माहितीचा स्थाननिर्देश दिलेला असतो. त्यामुळे पाहिजे असलेल्या माहितीचा शोध कोठे करावयाचा हे वाचकाला कळते. एवढेच नव्हे. तर असा शोध घेण्यापूर्वी उपलब्ध असलेल्या एकंदर संदर्भातून अनावश्यक असे संदर्भ कोणते. ते सुद्धा सूचीमधील शीर्षकावरून कळते. सूची वर्णक्रमानुसार न देता विषय वर्गवारीप्रमाणे देण्याचीही पद्धत प्रचलित आहे, पण तिचा उपयोग करणे जास्त अवघड जाते, असा सामान्य अनुभव आहे. सूचीकरण कसे करावे याबद्दल पुष्कळ विवेचन झालेले आहे.पण त्यामधून सर्वमान्य अशी सूचीकरणाची पद्धत प्रस्थापित झालेली नसल्याने सूचीकरणाचे अनेक प्रकार वापरात असलेले आढळतात. त्यामुळे सूचि-तंत्रातील काही मुख्य बाबींविषयी पुढे विवेचन केले आहे. सूचीमधील शीर्षकात समावेश करण्याकरिता मूळ मजकूरातील विषय-अंगे संकल्पना अथवा शब्दसमुच्‍चय यांचे योग्य परीक्षण केले जाते व त्यांनतर त्यांमधून त्यांची निवड केली जाते. शीर्षकातील शब्दांची जुळवणी माहितीमधील ज्या अंगावर विशेष भर द्यावयाचा असतो, त्याप्रमाणे कशी केली जाते हे खालील उदाहरणावरून स्पष्ट होईल:
कठीण डाखकाम ॲल्युमिनियम मिश्रधातूचे
डाखकाम कठीण, ॲल्युमिनियम मिश्रधातूचे
ॲल्युमिनियम मिश्रधातूचे डाखकाम
मिश्रधातू ॲल्युमिनियम कठीण डाखकाम
या सर्व दृष्टीकोणांचा समावेश सूचीमध्ये करणे आवश्यक आहे की नाही या प्रश्नाचे उत्तर देणे मात्र अनेक वेळा अवघड होते.
एकसूत्री सूचीकरण : या पद्धतीत विषय-अंगामधील क्रमचय समचय परस्परसंबंध (घटकांचा क्रम लक्षात घेऊन व असा क्रम लक्षात न घेता तयार होणारे विविध संयोग) हे टाळले जातात. सूचीमध्ये फक्त शब्द संच वापरलेला असतो. वरील उदाहरणात कठीण, डाखकाम, ॲल्युमिनियम, मिश्रधातू हे ते शब्द आहेत. सूचीवरून माहितीचा शोध घेण्याकरिता या माहितीशी संबंधित असलेल्या विशिष्ट शब्दांचा उपयोग केला जातो. कठीण, डाखकाम, ॲल्युमिनियम, मिश्रधातू यांपैकी कोणत्याही एक, दोन, तीन किंवा सर्वही चार शब्दांच्या साहाय्याने इष्ट माहितीचा शोध घेता येतो. असंबंधित अशा संकेत शब्दाचा निर्हेतुकपणे एकमेंकांशी संबंध जोडला जाऊन (उदा., कठीण मिश्रधातू) अनावश्यक माहिती मिळण्याचा संभव नेहमीच असतो. अशा वेळी सूचिपद्धत निष्फळ झाली असे म्हटले जाते. तसा विचार केला असता कोणतीही सूचिपद्धत वापरली, तरी अशी निष्फलता उद्‌भवून तिच्यायोगे असंबंधित माहिती मिळण्याचा संभव सर्वस्वी टाळता येत नाही. अशा वेळी कोणत्या माहितीचा स्वीकार करावयाचा व कोणत्या माहितीचा त्याग करावयाचा याच निवाडा अखेर पृच्छकानेच कारवयाचा असतो. वर वर्णन केलेल्या एकसूत्री सूचीकरण पद्धतीत विषय निष्फलतेच्या संख्येत फार मोठी घट होते, हा या पद्धतीमध्ये एक चांगला असा भाग आहे.
स्वयंचलित सूचीकरण : या पद्धतीमध्ये शीर्षकातील काही शब्दाची निवड करून त्यांचा सूचि-शीर्षक म्हणून उपयोग केला जातो. सूचि-शीर्षकाकरिता वापरण्यात येणाऱ्या शब्दांची संख्या खूप जास्त असेल, तर त्यांना हाताळण्याकरिता यंत्राची मदत घ्यावी लागेल असे सकृतदर्शनी वाटेल. पद्धतीवरील खर्च कमी ठेवण्याकरिता व तिची कार्यक्षमता वाढविण्याकरिता मनुष्य व यंत्र यांच्या कौशल्यांचा एकमेकांस पूरक असा समन्वय करावा लागतो. अशा मिश्र पद्धतीमधील पहिल्या टप्प्यामध्ये मनुष्य महत्त्वाच्या पण संख्येने कमी अशा शब्दांची सूचि-शीर्षके म्हणून निवड करतो. दुसऱ्या टप्प्यात निवडलेल्या मजकुराचे दाबचित्रणासारख्या यंत्राच्या साहाय्याने संकेतन केले जाते. तिसऱ्या टप्प्यात माहितीची पुनर्प्राप्ती केली जाते. मुद्रित मजकूर वाचता येऊ शकणाऱ्या यंत्रांचा उपयोग केल्यास ही पद्धत कार्यक्षम व आधुनिक अशी होते.
संदर्भाधार सूचीकरण : पुस्तक व संशोधन निबंधाचा संदर्भ देण्याची प्रचलित पद्धत खाली दिलेल्या उदाहरणावरून स्पष्ट होईल.
Bacon, G. E. ‘Neutron Diffraction’ Second Ed. London, Oxford Univeristy Press, 1962. Gray, L. H. An Ionisation method for the absolute measurement of X-ray Energy, Proceedings Royal Society London Series A 156, 578, 1936.
संशोधन निबंधाच्या संदर्भामध्ये ज्ञानपत्रिकेच्या नावानंतर येणारी 156 ही संख्या तिचा खंडक्रमांक तर त्यापुढे येणारी संख्या 578 संशोधन निबंधाचा पत्रिकेतील पृष्ठक्रमांक दाखविते. 1936 ही संख्या प्रसिद्धीकरणाचे वर्ष दर्शविते. असा संदर्भ दिल्यामुळे मूळ संशोधन निबंध व संदर्भरूप संशोधन निबंध यांमध्ये एक दुवा प्रस्थापित केला जातो. संदर्भ म्हणून दिलेल्या निबंधावरून एखाद्या विषयावरील प्रकाशित साहित्याचा सुलभपणे शोध घेणे शक्य होते. या पद्धतीमध्ये इष्ट विषयावरील एक सर्वांत आधुनिक असा संशोधन निबंध पाहिला जातो व त्यांत संदर्भ म्हणून दिलेल्या सर्व निबंधाचा मागोवा घेतला जातो. अशा तऱ्हेने इष्ट विषयावरील प्रकाशित वाङ्‌मयाचा मोठ्या विभागाशी त्वरित संपर्क साधता येतो. हे कार्य यंत्राच्या साहाय्याने केले असता अर्थात ते अधिक सुलभ रीतीने व कमी वेळात करता येते.
माहितीची साठवण व पुनर्प्राप्ती : साठवलेली इष्ट माहिती पाहिजे तेव्हा परत मिळविण्याच्या क्रियेला पुनर्प्राप्ती असे म्हणतात. आधुनिक काळात माहितीच्या साठवणीकरिता किनार खोबण कार्ड, छिद्रित कार्ड, सूक्ष्म फिल्म, चुंबकीय फीत किंवा संगणक यांसारख्या माध्यमाचा वाढत्या प्रमाणात उपयोग केला जातो. अशा साधनांपासून ज्ञानाची पुनर्प्राप्ती सुद्धा त्वरित करता येते. या कार्याकरिता यांत्रिक किंवा इलेक्ट्रॉनीय या दोन्ही प्रकारच्या यंत्रसामग्रीचा उपयोग करतात. यांपैकी काही पद्धतीचे खाली वर्णन दिले आहे.
किनार खोबण कार्ड : या पद्धतीत वापरलेली कार्ड अंदाजे ३० X २० सेंमी . या आकारमानाची असतात. या कार्डाचा प्रत्येक बाजूच्या किनारीजवळ एकमेकांपासून सारख्या अंतरावर असणारी अशी अनेक छिद्रे पाडलेली असतात .फाईलीमधील प्रत्येक नोंदीबद्दल एक स्वतंत्र असे कार्ड बनविलेले असते. समजा आपणास एका ग्रंथालयातील ग्रंथाकरिता सूची बनवावयाची आहे. यासाठी प्रत्येक ग्रंथाकरिता एक कार्ड असते. व एकाच विषयावरील ग्रंथांच्या कार्डाकरिता एका किनारीपासून एका विशिष्ट छिद्रापर्यंत जाणारी अशी एक खोबण बनविलेली असते. आणखी दुसऱ्या विषयावरील सर्व ग्रंथांकरिता अशीच एक खोबण केली जाते. पण ती दुसऱ्याच एका छिद्रापर्यंत केली जाते. अशा प्रकारे निरनिराळ्या विषयांवरील ग्रंथांचे वर्गीकरण निरनिराळ्या स्थानी केलेल्या खोबणीच्या व त्यांच्या लांबीच्या साहाय्याने केले जाते. या सर्व कार्डाचा एक गठ्ठा करण्यात येतो. यानंतर गठ्ठ्यातील पहिल्या कार्डच्या एका विशिष्ट छिद्रामधून एक सरळ सळई घालून सर्व कार्डाचा ढीग उचलावयाचा प्रयत्न केल्यास या प्रकारची सर्व कार्डे त्वरित वेगळी करता येतात.
छिद्रित कार्ड पद्धत : हेरमान होलेरिथ यांनी १८८७ साली अमेरिकेत या पद्धतीचा शोध लावून प्रथम उपयोग केला. या पद्धतीला साहाय्यभूत होणारी निरनिराळी व्यवसाय यंत्रे १९४० पर्यंत विकसित केली गेली व त्यांचा कचेऱ्यांमधील कामकाजाकरिता उपयोगही वाढत्या प्रमाणात होऊ लागला. आधुनिक काळात त्यांचा उपयोग संगणकाच्या साहाय्याने करण्यात येत असल्यामुळे या पद्धतीची कार्यक्षमता व वेग यांमध्ये प्रचंड वाढ झाली आहे. आयबीएम या प्रकारची छिद्रित कार्डे (अंदाजे आकारमान ८ X १८ सेंमी) एका ठराविक जाडीच्या पातळ पुठ्‌ठ्याची केलेली असतात. आ.१ मध्ये दाखविल्याप्रमाणे कार्डाच्या एका टोकापासून दुसऱ्या टोकापर्यंत सम अंतरावर एकंदर ८० स्तंभ असे मानले जातात (कार्डाच्या आकारमानाप्रमाणे स्तंभाच्या संख्येत बदल होऊ शकतो). प्रत्येक उभ्या स्तंभात एक अंक (० ते ९) अथवा एक इंग्रजी मूळाक्षर किंवा एक विशेष चिन्ह (पूर्णविराम, स्वल्पविराम, वजा, गुणिले, इ.) सांकेतिल स्वरूपात मुद्रित करता येते अथवा साठविता येते. संकेतन पद्धतीत कार्डाच्या एका बाजूपासून दुसऱ्या बाजूपर्यंत सम अंतरावर बारा आडव्या रेषा आहेत. असे समजले जाते. या आडव्या रेषा प्रत्येक उभ्या स्तंभाला बारा बिंदूत छेदतात. अंकमुद्रित करण्याकरिता स्तंभात एकच छिद्र पाडले जाते. उदा., स्तंभात ९ हा अंक मुद्रित करावयाचा असेल, तर त्या स्तंभाला सर्वांत खालची आडवी रेषा जेथे छेदते त्या बिंदूवर एक छिद्र पाडले जाते. ८ या अंकाकरिता हे छिद्र खालून दुसरी आडवी रेषा जेथे स्तंभाला छेदते तेथे पाडले जाते. याच क्रमाने इतर अंकाकरिता छिद्रे पाडली जातात. वर्णमालेतील प्रत्येक मूळाक्षराकरिता एक स्तंभात दोन ठिकाणी छिद्रे पाडली जातात. याकरिता १२, ११, ० व इतर बिंदूचा वापर केला जातो. उदा., A करिता (१२, १), B करिता (१२, २) अशी छिद्रे पाडली जातात. विशेष चिन्हांकरिता अशाच प्रकारच्या सांकेतिक पद्धतीचा उपयोग करून त्याकरिता एका स्तंभातील तीन बिंदूवर छिद्रे पाडली जातात. एका स्तंभात अशा प्रकारे एक अवगम कण [⟶ अवगम सिद्धांत] साठविता येत असल्यामुळे एका कार्डावर एकंदर ८० अक्षरे, अंक व विशिष्ट चिन्हे साठविली जाऊ शकतात, हे उघड आहे. संक्षेपाचे काही संकेत वापरून यात थोडी वाढ करता येते. प्रत्येक कार्डावरील सर्वच्या सर्व स्तंभात माहिती छिद्रित केलीच पाहिजे असे नसते. बऱ्याच वेळा कार्डावरील काही ठराविक स्तंभ मागाहून वापरण्याकरिता म्हणून मुद्दाम कोरे ठेवलेले असतात.
कार्डावर माहिती साठविण्याकरिता आवश्यक ती छिद्रे पाडू शकणाऱ्या यंत्राला छिद्रक म्हणतात. हे यंत्र टंकलेखन यंत्रासारखे असते. या यंत्रामध्ये त्यासारखाच एक चावीफलक असून त्यांपैकी कोणतीही एक चावी बोटाने खाली दाबली असता तिच्याशी संबंधित अशा विद्युत्‌ यंत्रणेच्या योगे कार्डावर एक आयताकार छिद्र पाडले जाते. कार्ड विद्युत्‌ निरोधक असल्यामुळे या छिद्रामधून विद्युत्‌ संपर्क साधता येतो. आवश्यक अशा चावीवर बोटाने दाब दिला असता तद्‌नुरूप चिन्ह साठविण्याकरिता योग्य जागी छिद्रे पाडण्याचे कार्य यंत्राद्वारे आपोआप होते. यामुळे कोणत्या चिन्हाकरिता स्तंभाला छेदणाऱ्या कोणत्या आडव्या रेषेवर छिद्रे पाडावयाची हे सुद्धा लक्षात ठेवावे लागत नाही. एक चिन्ह छिद्ररूपाने टंकित केल्यानंतर कार्ड आपोआप एक स्तंभ पुढे सरकेल अशी व्यवस्था यंत्रातच केलेली असते. कार्डाचे छिद्रिकरण बरोबर झाले आहे की नाही किंवा त्यांच्यात चूक झाली आहे की काय हे तपासण्याकरिता तपासणी यंत्र वापरतात. तपासणीकरिता छिद्रित कार्डावरच परत तीच माहिती टंकित केली जाते. दोनदा छिद्रित केलेली कार्डे तपासणी यंत्रामध्ये घालून तपासली असता ज्या ठिकाणी चूक झाली असेल त्याचे निर्देशन करण्याची व्यवस्था या यंत्रात असते. छिद्रित कार्डाचा एक नमुना आ. १ मध्ये दाखविला आहे. कार्डावर छिद्रित केली गेलेली माहिती परत मूळ स्वरूपात (म्हणजे अंक व अक्षरे) मिळविण्याकरिता दुभाषा हे यंत्र वापरतात दुभाषा यंत्र दिलेल्या आदेशानुसार छिद्रित केलेली सर्वच्या सर्व माहिती अथवा त्यातील काही निर्देशित केलेली माहिती फितीवर अथवा कार्डावर छापू शकते. कार्डे जुनी झाल्यास पुन्हा संपूर्ण माहिती छिद्रित न करता कार्डावरील संपूर्ण माहिती दुसऱ्या नव्या कार्डावर त्याच क्रमाने किंवा क्रम बदलून एकदम छिद्रित करण्याकरिता सुद्धा एक यंत्र उपलब्ध आहे. यास पुनरूप्तादक यंत्र असे म्हणतात. अशा प्रकारे योग्य यंत्रसाधनाचा उपयोग केला असता मुद्रित कागद फितीवरून वा कार्डावरून छिद्रित कार्ड बनविता येते किंवा याउलट छिद्रित कार्डापासून मुद्रित फीत मिळविता येते.
या यंत्रणेचा ग्रंथालयात उपयोग करावयाचा असेल, तर त्यामधील प्रत्येक पुस्तकाकरिता एक कार्ड असेल. कार्डावर पुस्तकाचे शीर्षक त्याचा कर्ता, प्रकाशक व प्रकाशन वर्ष ही माहिती मुद्रित करावी लागेल. इतर सर्व माहितीकरिता पहिले स्तंभ सोडून ६५–६८ क्रमांकाचे स्तंभ प्रकाशन वर्षाकरिता राखून ठेवता येतात. पुस्तकाचे शीर्षक, कर्ता इत्यादींमध्ये असणारी अक्षरांची संख्या विभिन्न असण्याची शक्यता असल्यामुळे या सर्व माहितीकरिता पुरेशी जागा अथवा क्षेत्र मोकळे सोडणे आवश्यक ठरते. अशा प्रकारच्या छिद्रिकरणात स्थिर मांडणी आहे असे म्हणतात. मुक्त मांडणी पद्धतीमध्ये ठराविक माहितीकरिता अशा प्रकारे स्तंभ राखून न ठेवता भिन्न आनुक्रमिक माहिती गट स्वल्पविराम चिन्हाने एकमेकांपासून अलग आहेत असे दर्शविले जाते. कार्डावर छिद्रित करावयाची माहिती एका कार्डावर जर मावत नसेल, तर त्याकरिता एकापेक्षा जास्त कार्ड केली जातात. एकाच विषयावरच्या अशा कार्डामधील संबंध अनुक्रमांक किंवा अशाच प्रकारची काही वैशिष्ट्यपूर्ण चिन्हे वापरून दर्शविला जातो.
चुबकीय बुडबुडे : ज्या प्रमाणे छिद्रित कार्ड पद्धतीत छिद्राचे स्थान इष्ट माहिती सांकेतिक भाषेत संदर्शित करते त्याप्रमाणे हेच कार्य आधुनिक काळात विशिष्ट प्रकारच्या स्फटिकीय द्रव्यात चुंबकीय व विद्युत्‌ क्षेत्रे नियंत्रित करून त्यांत निर्माण होणाऱ्या सूक्ष्म चुंबकीय बुडबुड्यांकडून (सूक्ष्म लघुक्षेत्रांकडून) करून घेता येईल, असे वाटते. उदा., झिर्‌कॉन या पदार्थामध्ये चुंबकीय क्षेत्राचा वापर करून असे बुडबुडे निर्माण करता येतात. त्यांचा व्यास सामान्यपणे १–३ मायक्रॉन (१ मायक्रॉन = १०-६ मी.) इतका असतो. इलेक्ट्रॉनीय रीतीचा वापर करून त्यांच्या निर्माण स्थानापासून त्यांना हालवून, करवतीच्या दात्याप्रमाणे आकार असलेल्या पथमार्गामध्ये कोणत्याही निर्धारित स्थानी, एका बिंदूवर त्यांना परत प्रस्थापित करता येते. ठराविक स्थान बिंदूवर बुडबुड्याची उपस्थिती किंवा अनुपस्थिती याद्वारे माहिती प्रदर्शित केली जाते. हे बुडबुडे आकारमानाने लहान असल्यामुळे एका चौरस सेंमी मध्ये अंदाजे १० लाख बुडबुडे साठविता येतील असा अंदाज करण्यात आला आहे. माहिती संग्रहित करण्याची या प्रयुक्तीची क्षमता फार उच्‍च दर्जाची आहे, हे यावरून स्पष्ट होते.
सूक्ष्म फिल्म : या पद्धतीत दोन प्रकार प्रचारात आहेत. पहिल्या प्रकारात एक ठारविक प्रकारचा मजकूर एका सूक्ष्म फिल्मवर छायाचित्रित केला जातो. दुसऱ्या प्रकारात एकाच पानावर एकापेक्षा अधिक संख्येने सूक्ष्म फिल्म छायाचित्रित केल्या जातात. या साधनाच्या द्वारे मोठ्या ग्रंथालयीन नोंदींची साठवण करता येते. सूक्ष्म फिल्मवर अथवा सूक्ष्म फिल्म पानावर सूक्ष्मीकरण केल्यानंतर माहितीचे छाया चित्रण होत असल्यामुळे या पद्धतीस लहान जागेत पुष्कळ माहिती साठविता येते. हिची नक्कल करणे किंवा वितरण करणे ही दोन्ही कार्ये सुलभतेने व काटकसरीने होऊ शकतात. सूक्ष्म फिल्मचे वा सूक्ष्म फिल्म पानाचे निरीक्षण करण्याकरिता सूक्ष्म फिल्म निरीक्षक प्रयुक्ती अथवा यंत्रे उपलब्ध आहेत. सूक्ष्म फिल्म संग्रहातील पाहिजे ती चौकट म्हणजे विशिष्ट सूक्ष्म फिल्म त्याला जोडलेल्या चावीफलकावरील योग्य चावी बोटाने दाबली असता निरीक्षक यंत्रांच्या समोर आणण्याची व्यवस्था असते. सूक्ष्म फिल्मच्या प्रत्येक चौकटीला सूची असून त्यामध्ये चौकटीत असणाऱ्या विषयाबद्दल सांकेतिक किंवा साध्या भाषेत माहिती दिलेली असते. यामुळे पाहिजे त्या चौकटीचा शोध घेणे सुलभ होते.
संगणकाद्वारे माहिती संस्करण : सुरुवातीच्या काळात संगणकाचा उपयोग फक्त गणकयंत्र म्हणून केला जात होता. त्याच्या क्षमतेमध्ये सारखी प्रगती होत गेल्यामुळे आधुनिक संगणक माहितीचा संग्रह, संस्करण व पुनर्प्राप्ती इ. अनेक कार्ये करू शकतो. हस्तग्रंथ संशोधनविषयक नियतकालिके यांमधून मिळालेला प्रदत्त सुयोग्य अशा आकृतिबंधात बसविला असता, त्यापासून पाहिजे त्या माहितीचा शोध घेणे, त्यांचा संग्रह करणे किंवा तो दूरसंदेशवहन पद्धतीने दुसऱ्या ठिकाणी पाठविणे इ. विविध कार्ये संगणक सुलभतेने करू शकतो.
पहिला स्वयंचलित संगणक १९४७ मध्ये जे. पी. एकर्ट व जे. डब्ल्यू. मॉकली यांना पेनसिल्व्हेनिया विद्यापीठात प्रथम तयार केला. यानंतरच्या काळात संगणकाच्या कार्यक्षमतेत आश्चर्यजनक असे बदल झाले आहेत. याची कल्पना खाली दिलेल्या काही प्रदत्तांवरून लक्षात येईल. १९६५ साली प्रचारात असलेला बी – ५५०० हा संगणक सु. १५ चौ. मी. जागा अडवीत असे, तर ४००० शब्दांची साठवण करण्याकरिता त्यास त्या वेळी सु. ३० सेंमी. X ९० सेंमी X १२० सेमी. एवढी जागा लागत असे. आधुनिक बी – २९४० हा जास्त शक्तिशाली संगणक पहिल्या संगणकापेक्षा १/१३ पटीने कमी जागा व्यापतो व ४,००० शब्दाची साठवण करण्यास त्यास बोटाच्या पेराएवढी जागा पुरते. त्याची काम करण्याची त्वरा किती तरी पटींनी वाढली आहे, तर त्यांची किंमत बरीच कमी झाली आहे. आकारमानात झालेल्या लघुकरणामुळे या उपकरणाची किंवा त्यामध्ये संग्रहित केलेल्या माहितीची चोरी होण्याची शक्यता मात्र वाढली आहे. माहिती संग्रहाकरिता किंवा संगणकाशी संपर्क साधण्याकरिता छिद्रित कार्डाचा किंवा चुंबकिय फितीचा उपयोग केला जातो. कार्डाची जागा मोठ्या प्रमाणात चुंबकीय फीत घेताना आढळते. तर काही वेळा संगणक सरळ मानवी आवाजाच्याद्वारे कार्यान्वित करण्याकडे सध्या प्रवृत्ती वाढत्या प्रमाणात आढळते. यांत्रिक व्यवसाय यंत्रापेक्षा संगणकाची कार्यक्षमता व वेग अधिक असतो आणि त्याला कमी जागा लागतेच पण खर्चही कमी येतो. सूचना दिल्यावर संगणक अनेक जटिल (गुंतागुंतीच्या) क्रिया कार्यान्वित करू शकतो. साठवण केलेल्या माहितीपैकी दिलेल्या सूचनानुसार आवश्यक अशा माहितीची निवड करून संगणक तेवढीच माहिती पुरवू शकतो. माहिती मिळविण्याकरिता ज्या संदर्भ नोंदीचा उपयोग केला असेल, त्यांची संख्या मोजून त्यांचे वर्गीकरणसुद्धा हवे असल्यास संगणक ते करू शकतो. विविध नोंदीची एकमेकीबरोबर तुलना किंवा एकाच नोंदीत असणाऱ्या निरनिराळ्या बाबींची परस्परांबरोबर तुलना करणे यांसारख्या क्रिया संगणक सुलभ रीतीने करू शकतो. कार्डावर माहिती छिद्रित करण्याकरिता मुक्त किंवा स्थिर मांडणी पद्धत यांपैकी जी पद्धत वापरली असेल त्याप्रमाणे मात्र तशी पूर्वसूचना संगणकास देणे आवश्यक असते.
छिद्रित कार्डावर मुद्रित केलेली माहिती चुंबकीय फितीवर किंवा तबकडीवर स्थानांतरित करता किंवा उतरविता येते. चुंबकीय फीत रिळावर पुढे किंवा मागे गुंडाळीत नेण्याची क्रिया संगणकाला करणे शक्य असल्यामुळे मुद्रणाकरिता कार्डापेक्षा फीत वापरण्यात फायदा असतो. छिद्रित कार्डाचा एक गठ्ठा घेतला, तर तो पहिल्यापासून शेवटपर्यंत वाचावा लागतो. हा एक कार्डपद्धतीमधील दोष आहे. चुंबकीय फितीमध्ये माहितीची साठवण सुटसुटीत प्रकारे करता येते. फितीवरून नक्कल काढणे किंवा ती एका ठिकाणापासून दुसऱ्या ठिकाणी पाठविणे या दोन्ही गोष्टी सहज साध्य होतात. माहितीचे मुद्रण चुंबकीय तबकडीवर केल्यास त्यापासून आणखी सुद्धा काही फायदे मिळणे शक्य असते. चुंबकीय फीत पुढे किंवा मागे गुंडाळीत नेता येते, हे जरी खरे असले तरी ती फीत क्रमवार वाचणे आवश्यक असते. फीत पुढे वा मागे फिरवीत नेण्याकरिता नाही म्हटला तरी वेळ खर्च होतो. याउलट तबकडीवर मुद्रित केलेल्या मजकुराच्या कोणत्याही एका बिंदूपासून प्रदत्त किंवा माहिती याची पुनर्प्राप्ती करणे शक्य होते. सूक्ष्म इलेक्ट्रॉनिकीमध्ये झालेल्या प्रचंड विकासामुळे तबकडी मुद्रण पद्धतीच्या कार्यक्षमतेत आश्चर्यकारक अशी वाढ झालेली आढळते. आधुनिक सु. ३५·५ सेंमी. व्यासाच्या चुंबकीय तबकडीवर एका संबंध विश्वकोशात असणारा सर्व मजकूर संग्रहित करून ठेवता येतो. या तंत्रज्ञानामध्ये सारखी प्रगती होत असल्यामुळे तबकडीची किंमत कमी होत आहे. तर दुसऱ्या बाजूस तिची कार्यक्षमता गुणवत्ता यांमध्ये सतत सुधारणा होत आहे. तबकड्यांमध्ये दोन प्रकार असतात. एकीमध्ये माहितीचे मुद्रण चुंबकीय रीत्या केले जाते तर दुसरीमध्ये ही क्रिया ⇨ लेसर किरणाद्वारे केली जाते. दुसऱ्या पद्धतीची माहिती ग्रहणक्षमता कित्येक पटींनी अधिक असते. केंद्रीत केलेला एक लेसर प्रकाश किरणाचा झोत तबकडीवर पडत असतो. माहितीच्या स्वरूपानुसार लेसर प्रकाश तीव्रतेमध्ये बदल होतील (म्हणजे विरूपण होईल) अशी व्यवस्था केलेली असते. तबकडीवर ज्या ठिकाणी हा प्रकाश झोत पडतो तेथील तबकडीचा एक बिंदुमात्र भाग वितळून किंवा त्यांचे अंशतः बाष्पामध्ये रूपांतर झाल्यामुळे तेथे एक अतिसूक्ष्म (≈ १ X ४ मायक्रॉन आकारमानाचा) असा खळगा तयार होतो. ग्रामोफोन ध्वनिमुद्रिकेमध्ये ज्याप्रमाणे ध्वनिसंदेश त्यावर वरळीच्या स्वरूपात मुद्रित केला जातो, त्याचप्रमाणे माहिती तबकडीवरील माहितीचे संकेतन एकामागून एक अशा क्रमाने उपस्थित असणाऱ्या सूक्ष्म खळग्यांच्या स्वरूपात केले जाते. तबकडीवरील खळग्यावर लेसर किरण टाकून त्यापासून परावर्तित होणाऱ्या प्रकाशामधून मूळ संदेश परत मिळविला जातो. परावर्तनाची क्षमता चांगली करण्याकरिता तबकडीवर निरनिराळे पातळ थर पहिल्यापासूनच ठेवण्याची युक्ती वापरली जाते. यांपैकी सगळ्यात पहिला (म्हणजे खालचा) थर ३०–५० नॅनोमीटर (१ नॅनोमीटर =१०-९ मी.) जाडीच्या धातूचा असतो.
संशोधन निबंधाचे सारांश अथवा संक्षेप, अहवाल, संपूर्ण लेख, ग्रंथ इ. चुंबकीय फितीवर वा तबकडीवर मुद्रित करता येतात. या कार्याकरिता साठवावयाची माहिती देणारा मजकूर एका विशेष टंकलेखन यंत्रावर टंकित केला जातो. या पद्धतीत टंकित मजकूर सांकेतिक रूपात एका कागदाच्या फितीवर छिद्रित केला जातो. मजकुरातील निरनिराळे अक्षर प्रकार या पद्धतीत स्पष्टपणे दर्शविता येतात. एखाद्या विशिष्ट विषयावरील ग्रंथांसंबधी माहिती जर फाईल केली गेली असेल (उदा., इलेक्ट्रॉनिकीवरील ग्रंथ) तर ग्रंथाचे आणखी सूक्ष्म वर्गीकरण करण्याकरिता ग्रंथातील मुख्य विषय अंगाची नोंद शीर्षकाच्या स्वरूपात त्याच्या कार्डावर देणे सोयीचे ठरते. इलेक्ट्रॉनिकीमधील काही विशिष्ट अंगासंबंधी (उदा., सूक्ष्मतरंग) विशेष माहिती ज्यामध्ये दिली आहे. अशा पुस्तकाचा शोध या शीर्षकामुळे घेणे सुलभ होते. अशा परिस्थितीत ग्रंथामधील मुख्य अंगाचा निर्देश करण्याकरिता खोलात न शिरता सर्वसामान्य शीर्षके देणे पुरेसे होते. ज्या विषयावर किंवा ज्या विषय अंगावर माहिती हवी असते त्याच्या जवळपासच्या विषय अंगाची शीर्षके असणाऱ्या सर्व ग्रंथाचा शोध घेतला जातो. संगणक तंत्रात सुधारणा झाली असल्यामुळे आधुनिक काळात परस्परक्रियाशोध पद्धत उपलब्ध झाली आहे. या पद्धतीत एका यंत्रावरील चावीफलकाद्वारे संगणकाकडे विचारणा केली जाते. संगणकाचे उत्तर ऋण किरण दोलनदर्शकावर [⟶ इलेक्ट्रॉनीय मापन]. संदर्शित केले जाते. उत्तर बघून पृच्छक परत दुसरी विचारणा करतो. अशा प्रकारे विचारणा-उत्तर, परत विचारणा, उत्तर अशा अनेक क्रिया प्रतिक्रियांद्वारे इष्ट अंतिम उत्तम मिळविले जाते. विचारणा व्यवहारी इंग्लीश भाषेत करता येते व ती संगणकाला आकलन व्हावी याकरिता त्यामध्ये तद्‌नुरूप व्यवस्था केलेली असते. विशिष्ट तऱ्हेच्या सूची तयार करण्याकरिता संगणक वापरता येतो. उद्‌धृत केलेल्या सर्व संदर्भाचा समावेश या सूचीमध्ये केलेला असतो.
चुंबकीय फीत किंवा तबकडी हिचा उपयोग उपलब्ध संदर्भ ग्रंथ अथवा साहित्य यांची सूची करण्याकरिता केला जातो. प्रकाशित संशोधन निबंध अहवाल, प्रबंधिका इत्यादींचा संगणकाच्या साहाय्याने शोध घेऊन एखाद्या विशिष्ट विषयाकरिता संदर्भ म्हणून ज्याचा उपयोग करता येईल अशा सर्व साहित्याची सूची तयार केली जाते. अशा प्रकारच्या व्यवस्थेचे वॉशिंग्टन (डी. सी) येथील नॅशनल लायब्ररी ऑफ मेडिसीन या संस्थेची मेडलर्स यंत्रणा एक चांगले उदाहरण आहे (M E Dical Literature Analysis and Retrieval System, MEDLARS अथवा वैद्यकीय साहित्याचे विश्लेषण व शोध घेणारी यंत्रणा). या यंत्रणेत वैद्यकीय विषयावरील संशोधन निबंध इ. सर्व साहित्याची प्रथम सूची बनविण्यात येते. प्रत्येक लेखाचे शीर्षक व संदर्भ निर्देशनाकरिता आवश्यक समजली जाणारी अशी सर्व इतर माहिती संगणकाला पुरविली जाते. यावरून संगणक प्रत्येक लेखाचे शीर्षक, विषय, लेखक ही माहिती वर्गीकृत स्वरूपात तयार करून या सर्व लेखांची वर्णक्रमानुसारी यादी बनवून ती मुद्रीत करून ठेवतो. या याद्या नेहेमीच्या म्हणजे अक्षराच्या स्वरूपात सुद्धा संदर्शित अथवा मुद्रीत करता येतात. या कार्याकरिता संगणक नियंत्रित प्रकाश मांडणी पद्धत वापरतात. मुद्रित करावयाचा मजकूर ऋण किरण दोलनदर्शकावर अक्षरांच्या स्वरूपात क्रमवार रेषांमध्ये संदर्शित केला जातो. या दर्शकात एका रेषेत असणारा सर्व मजकूर एका वेळी दाखविला जातो. दर्शकासमोर ठेवलेल्या प्रकाश फिल्मवर याचे छायाचित्रण केले जाते. एका रेषेतील मजकूर छायाचित्रित केल्यावर त्यानंतरची दुसरी क्रमिक रेषा दर्शकामध्ये येते. त्याकरिता प्रकाश फिल्म आपोआप पुढे सरकविण्याची योजना केलेली असते. या सर्व क्रियांचे सहसंयोजन करण्याकरिता इलेक्ट्रॉनीय संदेश वापरले जातात. हे संदेश संगणकाने संस्कारित केलेल्या मुद्रित मजकुरापासून मिळविले जातात.
सूक्ष्मप्रक्रियांच्या योगाने संगणकाची बहुतेक सर्व कामे अत्यंत कार्यक्षमतेने होऊ शकतात. १९४६ साली काही दशलक्ष डॉलर खर्च करून बांधलेल्या संगणकाचे कार्य आज एक सूक्ष्मप्रक्रियक करू शकतो . या प्रक्रियकाची किंमत फक्त काही शे. डॉलर एवढी असते. तो वीसपट जास्त वेगाने काम करू शकतो. तो १०,००० पटींनी जास्त विश्वसनीय असतो, त्याला लागणारी विद्युत्‌ कार्यशक्ती ५६,००० पटींनी कमी असते. तर एका प्रक्रियकाला लागणारी जागा संगणकाला लागणाऱ्या जागेपेक्षा तीन लाख पटींनी कमी असते. सामान्य प्रक्रियक ५ X ५ मिमी. या आकारमानाच्या संकलित मंडळाच्या स्वरूपात असून त्याचे प्रत्यक्ष आकारमान तो हाताळू शकत असलेल्या अवगम कणांच्या संख्येवर अवलंबून असते. त्याच्या पायाशी असणाऱ्या पिनांची संख्या याच संख्येने निश्चित होत असते. संग्रहित करावयाचे असे अवगम कण संख्येने जेवढे जास्त त्या प्रमाणात प्रक्रियकाचे आकारमान मोठे होत जाते व त्याला असणाऱ्या पिनांची संख्या पण जास्त होत असते. तार्किक रीत्या सुसंबद्ध अशा सूचना प्रक्रियकाला दिल्या असता, तो त्याच्या स्मृतीमध्ये त्यांचा संग्रह करतो. अशा सूचनाक्रमाला ठरवून दिलेले कार्यक्रमण असे म्हणतात. सूक्ष्मप्रक्रियक स्मृतीमध्ये साठवलेली प्रत्येक सूचना एका ठराविक कालक्रमाने वाचून त्यानुसार निरनिराळ्या पूर्वनियोजित प्रक्रिया एका ठराविकच क्रमाने घडवून आणू शकतो.
सूक्ष्मप्रक्रियकाचा उपयोग निवडणुकीमधील मतांची गणती करण्याकरिता भारतामध्ये मे १९८२ च्या केरळमधील विधानसभा निवडणुकीकरिता करण्यात आला होता. [⟶ सूक्ष्मप्रक्रियक].
सूक्ष्मप्रक्रियक घटकाचा उपयोग करून शब्द वा पाठ यावर संस्कार करणारे शब्द प्रक्रियक यंत्र उपलब्ध झाले आहे. यंत्राचे नियंत्रण करणारे कार्यक्रमण तबकडीवर मुद्रित करण्यात येते. या यंत्रावर चावीफलकाच्या साहाय्याने नवा दस्ताऐवज (वा कागदपत्र) तयार करण्यात येतो. मजकूर टंकलिखित होत असता त्यामधील प्रत्येक शब्द दूरचित्र पडद्यावर त्याच वेळी दिसू शकतो. मजकूर जुळविण्याचे काम संपले की हवे असल्यास यंत्र स्वयंचलितपणे सर्व मजकुराची नक्कल करून ठेवते. तसा आदेश दिल्यास मजकूर छापूनसुद्धा तयार करून ठेवते. मजकूर तयार करण्याच्या वेळी किंवा नंतर नवीन ओळी वा शब्द मजकुरात घालणे, असलेल्या काही ओळी वा शब्द गाळणे, काही ठराविक ओळी वा शब्द यांची पुनरावृत्ती करणे या क्रिया आदेशानुसार हे यंत्र करू शकते. मजकुरामध्ये इष्ट ठिकाणी शीर्षके, तळटीपा, पृष्ठक्रमांक पुरविणे इ. अनेक विविध क्रिया या यंत्राकरवी करून घेता येतात. एक पूर्वपचित घटकसंच प्रणाली आता उपलब्ध झाली आहे (या प्रणालीमधील घटक प्रमाणित असल्यामुळे एक घटकसंच बिघडला म्हणून किंवा इतर कारणाकरिता बदलावयाचा असल्यास तो काढून त्याच्याऐवजी तसाच दुसरा घटकसंच बसविता येतो). इलेक्ट्रॉनीय टंकलेखन यंत्राबरोबर या प्रणालीची जोडणी केली असता त्याचे शब्दप्रक्रियकात रूपांतर करता येते.
प्रक्रियकामधील विद्युत्‌ मंडळाच्या सूक्ष्मीकरणाला एक मर्यादा असते. विद्युत्‌ मंडलाच्या घटकामधून विद्युत्‌ प्रवाह गेला असता त्यामध्ये निरनिराळ्या ठिकाणी ओहम परिणामामुळे (गेओर्क ओहम यांच्या नावाने ओळखण्यात येणाऱ्या परिणामामुळे म्हणजेच विद्युत्‌ प्रवाहाला होणाऱ्या घटकाच्या रोधामुळे) उष्णता निर्माण होते. या उष्णतानिर्मितीमुळे आसमंतातील घटकांचे तापमान वाढून त्यांच्या कार्यक्षमतेवर प्रतिकूल परिणाम होतो. त्यामुळे एका ठराविक अंतरापेक्षा जवळ ठेवून त्यांची जोडणी करता येत नाही. जोसेफसन द्विप्रस्थ [ब्रायन जोसेफसन यांच्या नावाने ओळखण्यात येणारी इलेक्ट्रॉनीय प्रयुक्ती ⟶ जोसेफसन, ब्रायन डेव्हीड] द्रवरूप हीलियमाच्या तापमानापर्यंत (४·२० के. किंवा –२६९० सं.) थंड केला जातो. या तापमानाला त्याचा ओहमी रोध जवळ जवळ नगण्य होतो. त्यामुळे त्यामधून विद्युत्‌ प्रवाह वाहत असला, तरी त्याच्या तापमानात फरत पडत नाही म्हणून असे अनेक द्विप्रस्थ एकमेकांजवळ अगदी चिकटून असे बसविणे शक्य होते. याचा परिणाम असा होतो की, यांपासून बनविलेल्या सूक्ष्मप्रक्रियकाचा वेग खूप पटींनी वाढतो व त्याचे सूक्ष्मीकरण पण मोठ्या प्रमाणात होऊ शकते. हवामानाविषयी अंदाज करणे यासारखे जटिल कार्य जोसेफसन द्विप्रस्थाशिवाय शक्य होणार नाही, असे विचारवंताना वाटते.
माहिती विनिमय : माहिती संस्करण क्रियेमध्ये दळणवळण अथवा माहिती विनिमयाला महत्त्वाचे असे स्थान असते. सूक्ष्मइलेक्ट्रॉनिकीमधील प्रगतीमुळे अत्यंत जलद काम करणाऱ्या किंमतीने कमी अशा अनेक प्रयक्ती सध्या उपलब्ध झाल्या आहेत. माहितीचा संग्रह, संदर्शन, संस्करण, इ. क्रिया यामुळे अधिक क्षमतेने करता येऊ लागल्या आहेत. नव्या पद्धतीमध्ये दूरध्वनी, दूरचित्रवाणी, टेलेक्स, प्रदत्त प्रणाली अग्रकेंद्रे इ. अनेक तंत्रविद्यांचा समन्वय करण्यात आला आहे. उदा. अंकीय प्रेषण करण्याच्या पद्धतीचा वापर केल्याने ध्वनी, प्रतिमा व मूळ मजकूर या स्वरूपातील माहितीचे द्रुतगती प्रेषण करणे आता शक्य झाले आहे. माहितीचा संग्रह करण्याकरिता अनेक कपाटे भरून जंत्री जमवण्याचा जमाना आता मागे पडला असून त्याची जागा इलेक्ट्रॉनीय संग्रह पद्धतीने घेतली आहे. या सर्व घडामोडींचा मानवी संस्कृतीवर फार मोठ्या प्रमाणात परिणाम घडून येत आहे, याबद्दल शंका नाही.
संशोधन प्रदत्त प्रसिद्धीचे भविष्यकालीन स्वरूप : अशी कल्पना करता येते की, नजीकच्या भविष्यात कोणताही शास्त्रज्ञ आपल्या प्रयोगाचे वर्णन व त्यापासून मिळणारे निष्कर्ष ज्यामध्ये आहेत असा आपला संशोधन निबंध आपल्या कार्यालयामधील टंकलेखन यंत्राच्या चावीफलकावर टंकलिखित करतील त्याचे मुद्रण कागदावर न होता इलेक्ट्रॉनीय पद्धतीने तो मजकूर थेट नियतकालिकाच्या संपादकाकडे प्रेषित केला जाईल. हा सर्व मजकूर संपादक आपल्या कार्यालयामधून समीक्षकाकडे पाठवील व समीक्षक त्यावरील आपली टिप्पणी कळवील. या सर्व प्रक्रियेमधून प्रत्यक्ष कागदाचा उपयोग असा फार थोडा केला जाईल. सर्व प्रक्रियेमधून संशोधन निबंध गेल्यानंतर तो जेव्हा प्रसिद्धीकरिता स्वीकारला जाईल तेव्हा तो संगणकाकडे पाठवला जाऊन तेथे संग्रहित करण्यात येईल. सर्व संशोधन निबंधाकरिता एक मध्यवर्ती संग्रह असेल. या संग्रहकेंद्राशी संपर्क साधून कोणाही पृच्छकाला विषय किंवा संशोधकाचे नाव यांच्या आधारे, हा संशोधन निबंध दूरचित्राद्वारे मिळविता येऊन वाचता येईल.
माहिती केंद्र : आधुनिक काळात काही देशांत ग्रंथालयाप्रमाणे माहिती केंद्रे स्थापन केली गेली आहेत. यूरोपीय आर्थिक संघातील राष्ट्रांनी पुढाकार घेऊन यूरोपीय राष्ट्रांकरिता मध्यवर्ती प्रदत्त पुरवणारी केंद्रे स्थापन करण्याचे ठरविले आहे. यूरोपमध्ये अंकीय स्विचींग [⟶ संगणक] व प्रकाशीय तंतूंद्वारा संदेशवहन [⟶ प्रकाशीय संदेशवहन] ही दोन्ही तंत्रे प्रगत अवस्थेत असल्यामुळे या केंद्राची कार्यक्षम संघटना करणे अवघड होणार नाही. या केंद्रांतून उपलब्ध होणाऱ्या माहितीच्या किंवा प्रदत्ताच्या गोपनीयतेचे संरक्षण करण्याकरिता यूरोपीय आयोग एक विधेयक बनवीत आहे. यामध्ये खाजगी आयुष्य जगण्याच्या व्यक्तीगत हक्काला मान्यता देण्यात येणार असून माहितीचा दुरूपयोग करणाऱ्याविरुद्ध नुकसानभरपाई मागण्याची तरतूद राहील. ग्रंथालय व माहिती केंद्र यांमध्ये एक महत्त्वाचा फरक आहे. माहिती केंद्रे विज्ञान व तंत्रविद्या या संकुचित क्षेत्राशीच संबंध राखत असतात. पण या क्षेत्राविषयीची त्यांच्या जवळची माहिती मात्र अचूक, सखोल व तांत्रिक दृष्ट्या परिपूर्ण अशी असते. याकरिता अशी केंद्रे तांत्रिक अहवाल व ज्ञानपत्रिका यांच्याशी प्रत्यक्ष आणि सतत संपर्क ठेवत असतात. त्यांच्याजवळची माहिती त्यामुळे अत्याधुनिक व अद्यायावत अशी असते. अशाच प्रकारचे कार्य शासन पुरस्कृत अशी दस्ताएवज संग्रहालयेसुद्धा करतात. अशा संग्रहालयांत आधुनिक तांत्रिक ज्ञानाचे प्रसारण सूचीकरण इ. कार्यं होत असतात.
व्हिडिओटेक्स पद्धत : संगणक सुविधा सामान्य मनुष्याकरिता सुलभपणे उपलब्ध करून देणे हे विज्ञानाचे एक उद्दिष्ट आहे. या प्रकारची काहीशी प्रणाली सध्या इंग्लंडमध्ये प्रेस्टेल येथे तर कॅनडामध्ये टेलेडॉन येथे आज प्रत्यक्ष अस्तित्वात आहे. अशा प्रकारच्या प्रणाली अंमलात आणण्याच्या योजना यूरोपमधील इतर ठिकाणी करण्यात येत आहेत. या पद्धतीमध्ये पृच्छकाच्या दूरचित्रवाणी संचाबरोबर ‘मोडेम’ नावाचा इलेक्ट्रॉनीय साहाय्यक संच जोडलेला असतो. याद्वारे पृच्छक मध्यवर्ती माहिती (संगणक) केंद्राबरोबर संपर्क साधून आपणास कोणत्या प्रकारची माहिती पाहिजे हे कळवतो. इष्ट माहिती त्याच्या दूरचित्रवाणी पडद्यावर संदर्शित केली जाते. सुरूवातीस पृच्छक विचारणा करून विषय सूची पहावयास मागतो आणि नंतर मजकुराच्या ज्या पानावर त्याला पाहिजे असलेली माहिती आहे ते पान पहावयास मागतो. अशा प्रकारे उपलब्ध करण्यात येणाऱ्या माहितीचे स्वरूप विविध असू शकते. विमाने, आगगाड्या यांच्या सुटण्याच्या व येण्याच्या वेळा, त्यामध्ये जर उशीर होणार असेल, तर त्याविषयीचा अंदाज, ताजे क्रीडावृत्त, ताजे शेअर बाजारभाव, रक्तपेढीमध्ये उपलब्ध असणारे रक्ताचे प्रकार इ. माहिती या केंद्रापासून मिळू शकते. ही माहीती अद्ययावत ठेवावयाचा सतत प्रयत्न केला जातो. या पद्धतीमध्ये सहभाग घेणाऱ्यांना निःसंकेतन पेटी, चावीफलक इ. साहाय्यक उपकरणांचा वापर करण्याबद्दल व इतर तदनुषंगिक सेवा लाभ घेण्याबद्दल दरमहा काहीतरी शुल्क द्यावे लागेल, हे उघड आहे. दूरचित्रवाणी प्रणालीप्रमाणे याही प्रणालीला जाहिरातीद्वारे उत्पन्न उपलब्ध झाले किंवा आपल्या माहितीचे प्रणालीमध्ये संग्रहण करण्याबद्दल निरनिराळ्या संस्था किंवा कंपन्या यांजकडून जर आर्थिक मोबदला मिळाला, तर ही योजना अधिक काटकसरीची बनून वर्गणीदारावर पडणाऱ्या आर्थिक जबाबदारीचे प्रमाण कमी होऊ शकेल, यात शंका नाही.
चल व्हिडोओटेक्स योजनेमध्ये एक इलेक्ट्रॉनीय साहाय्यक उपकरण यंत्रणा नेहमीच्या दूरध्वनी मंडल तारांना जोडून मनुष्यास कोणत्याही ठिकाणापासून मुख्यालयामध्ये असणाऱ्या संगणकीय अभिलेखाबरोबर द्विभार्गी संबंध जोडता येतो. अशा योजनेस सुवाह्य व्हीडिओटेक्स प्रणाली अग्रकेंद्रे असे म्हणतात. कारण हे अग्रकेंद्रे एका ठिकाणापासून दुसऱ्या कोणत्याही ठिकाणावर सुलभपणे हलविता येते.
वस्तुभांडार पडताळणी : व्हिडिओ कॅमेरा, लहानसा संगणक व दूरचित्रवाणी तपासणी यंत्र या साधन संचाचा उपयोग करून एखाद्या कार्यालयामधील वस्तुभांडांराची पडताळणी करणे शक्य होते. प्रत्येक वस्तुवरील लेबल वाचून त्याचा अनुक्रमांक पाहून वस्तूच्या स्वरूपाचे ज्ञान कॅमेरा प्रणाली करून घेते. सगळ्याच लेबलावर असणाऱ्या वर्णाक्षरांचे आकारमान सारखे असेल अशी अपेक्षा कोणी करीत नाही. लेबलावरील वर्णाक्षरांची ओळख करून घेण्याची यंत्राची क्षमता अक्षराच्या आकारमानावर नव्हे, तर त्याच्या विशिष्ट आकृतिबंधावर आधारित असल्यामुळे वर्णाक्षराच्या कमी-अधिक आकारमानामुळे काही नवा प्रश्न उद्‌भवत नाही. वस्तुभांडार पडताळणीविषयक पूरक यंत्राने गोळा केलेली सर्व माहिती एकतर दूरमुद्रक (टेलिप्रिंटर) यंत्राकडे किंवा रोबॉटकेड सरळ पाठविण्याची सामान्यपणे व्यवस्था केलेली असते.
उद्योगधंद्यांमधील माहिती संस्करण : उद्योगधंद्यामध्ये उपलब्ध होणाऱ्या प्रदत्ताचे (तांत्रिक माहितीचे) संस्करण करण्याकरिता संगणकाचा उपयोग भारतामध्ये १९६० पासून सुरू झाला. या पद्धतीमध्ये संगणकाचा उपयोग मुख्यत्वेकरून मुख्यालयापासून किंवा एकमेकापासून दूर असणाऱ्या कारखान्यांमधील कामाचे नियंत्रण व नियोजन करण्यासाठी केला जातो. अशा प्रणालीमध्ये खालील तीन मुख्य विभाग असतात.
(१) दूर अंतरावर असणाऱ्या कारखान्यापासून मिळणारी तांत्रिक माहिती प्रथम एका प्रणाली अग्रकेंद्राकडे पोचविली जाते. ही माहीती दूरमुद्रुक किंवा दृश्य संदर्शन याद्वारे संग्रहित किंवा प्रत्यक्षपणे संदर्शित केली जाते.
(२) तार व टपाल खात्याच्या दूरध्वनी यंत्रणेद्वारे प्रणाली अग्राचा द्विमार्गी संबंध एका मध्यवर्ती संगणक योजनेशी जोडलेली असतो. दूर अंतरावर असणाऱ्या कारखान्यापासून येणारी माहिती याच यंत्रणेद्वारे मिळत असते. या सेवेचा उपयोग करून घेण्याकरिता मोडेम या साहाय्यक संचाची आवश्यकता असते. या यंत्राद्वारे माहितीचे संकेतन, प्रेषण व परत निःसंकेतन या क्रिया होतात पण यामुळे प्रणालीवर होणाऱ्या खर्चाचे प्रमाण पण वाढते.
(३) प्रणालीमध्ये वापरलेला संगणक दूरप्रक्रियक तऱ्हेचा असतो म्हणजे याला दूरअंतरावरून कार्यान्वित करता येते. कारखान्यामधून दूरध्वनी तारांद्वारे पाठविलेल्या प्रदत्ताचा स्वीकार संगणक करतो. प्रदत्ताचा विचार करून कारखान्यास करावयाच्या सूचना संगणक दूरध्वनी मार्गेच प्रेषित करत असतो. संगणक प्रणाली या संज्ञेमध्ये यांत्रिक व इलेक्ट्रॉनीय घटक आणि कार्यक्रमण या दोन्ही गोष्टींचा समावेश अभिप्रेत असतो. संगणक कार्यान्वित करण्याकरिता त्यास विशिष्ट माहिती पुरवून सुसज्ज अथवा कार्यक्रमित करावे लागते.
संगणक प्रदत्त संस्करण प्रणालींचा वापर करावयाचा की नाही हे ठरविण्याकरिता काही तांत्रिक गोष्टी आधी विचारात घ्याव्या लागतात. हे नमूद केले पाहिजे. या पद्धतीमध्ये संगणकाला पुरविण्यास योग्य अशी छिद्रित कार्डे तयार करण्यामध्ये सर्वात जास्त वेळ लागतो असे आढळते. माहिती गोळा करून कार्यक्रमण करावयास काही आठवडे लागले, तर संगणक आपला निर्णय काही तासांमध्ये देऊ शकतो. या वेळात बचत करण्याकरिता दोन प्रकारे उपाय योजले जातात. जो मनुष्य हे मूलभूत निवेदन तयार करतो त्याच्या सरळ संपर्क संगणक यंत्राशी करून दिला जातो. दुसऱ्या टोकाला निर्णय घेणाऱ्या अधिकाऱ्याचा संपर्क परत सरळपणे संगणकाशी जोडून दिला जातो. अशा प्रकारे उद्योगधंद्यांमध्ये कोणत्याही एका वेळी जरी एखादा प्रश्न उद्‌भवला, तर त्यावर संगणकाच्या साहाय्याने देण्यात येणाऱ्या व्यवस्थापरकीय निर्णयामधील विलंब कमी करता येतो. वरील प्रक्रियेचे स्वरूप खालील दाखल्यावरून अधिक स्पष्ट होईल.
एका रेल्वे विभागातील एंजिने व वाघिणी कोणत्या ठिकाणी कोणत्या संख्येत उपस्थित आहेत याची अद्ययावत माहिती एका मध्यवर्ती संगणक केंद्राला सारखी पुरविली जात आहे असे समजू. ही माहिती त्या विभागाच्या नियंत्रणाखाली असणारी सर्व स्थानके व फेरजोडणी आवारे यांपासून द्विमार्गी संदेशवहन प्रणालीमार्फत सतत केंद्राला दिली गेली. तर वाघिणींची हालचाल लघुतम ठेवून जास्तीतजास्त माल कसा हलविता येईल याची योजना संगणकाच्या साहाय्याने आखता येईल.
शैक्षणिक संस्था, संशोधन संस्था, बँका, दूरध्वनि-तारायंत्र विभाग, वर्तमानपत्रे, कचेऱ्या, अशा ठिकाणी माहिती संस्करण कार्य मोठ्या प्रमाणात केले जाते. इलेक्ट्रॉनीय प्रदत्त संस्करण पद्धतीमध्ये सतत एकसारखी सुधारणा होत असल्यामुळे त्यांची कार्यक्षमता व्याप्ती व कार्य करण्याचा वेग यांमध्ये सारखी वाढ व प्रगती होत आहे.
पहा : अवगम सिद्धांत, संगणक.
संदर्भ : 1. Arnold, R. R. Hill, H. C. Nichols, A.V. Introduction to Data Processing, New York, 1966.
2. Arnold R. R. Hill H. C. Nichols A. V. Modern Data processing, New York 1969.
3. Awad, E. M. Automatic Data Processing, EngleWood Cliffs, N. J. 1976.
4. Awad, E. M. Business Data Processing Englewood Cliffs, N. J. 1975.
5. Bourrne, C. P. Methods of Information Handling, New York, 1963.
6. Burch J. G. Strater, F. R. Information Systems: Theary and Practice, Santa Barbara 1974.
7. Davis, G. H. Computers and Information Processing, New York, 1978.
8. Davis G. B. Introduction to Computers, New York, 1977.
9. Marthin F. W. Electronic Data Processing, Homewood Ill., 1961.
10. Van Ness R. G. Principles of Punched Card Data Processing, Elmhursi, Ill., 1964.
चिपळोणकर, व. त्रिं.
“