व्यापार प्रशासन : व्यापाराचे उद्दिष्ट निश्चित करणे, त्यासंबंधी महत्त्वाची धोरणे ठरविणे व त्यांची अंमलबजावणी करणे म्हणजे व्यापार प्रशासन होय. व्यापाराचे प्रामुख्याने देशी व विदेशी व्यापार असे दोन प्रमुख भाग पडतात. देशी व्यापारामध्ये किरकोळ व घाऊक व्यापारांचा अंतर्भाव होतो. विदेशी व्यापारामध्ये आयात व निर्यात व्यापाराचा प्राधान्याने विचार केला जातो. लहान प्रमाणावरील व्यापार एकल व्यापारी वा भागीदारी संस्था यांच्यामार्फत केला जातो, तर मोठ्या प्रमाणावरील व्यापारासाठी कंपनीसारख्या बलाढ्य संस्था स्थापन केल्या जातात. त्याशिवाय भांडवली संघटनांमार्फत चालविल्या जाणाऱ्या मोठ्या आकाराच्या दुकानांचा किंवा भांडारांचाही व्यापारी संघटनेमध्ये समावेश होतो. व्यापाराच्या प्रक्रियेत बँका, वाहतूकसंस्था, विमाकंपन्या, गोदामे, अभिकर्ते, जाहिरात व प्रसिद्धी हे पूरक घटक ठरतात. व्यापारी व्यवहार पार पाडण्यासाठी व्यापारी संघटनेची स्थापना केली जाते. या व्यापारी संघटनेचे- पर्यायाने व्यापारी व्यवहारांचे- प्रशासन व्यापारी कचेरी वा कार्यालयामार्फत केले जाते. मध्यवर्ती कार्यालय हा व्यापार प्रक्रियेचा प्राणभूत घटक होय.

व्यापारी संघटनेच्या यशस्वी संचालनाकरिता जी विविध कार्ये केली जातात, त्यांमध्ये प्रशासनाचे कार्य सर्वांत महत्त्वाचे मानले जाते. अर्थतज्ज्ञ विल्यम स्प्रिगेल यांच्या मते प्रशासन हा कोणत्याही व्यापारी किंवा औद्योगिक उपक्रमाचा महत्त्वपूर्ण घटक असून, त्याचा संबंध संस्थेचे उद्दिष्ट निश्चित करून ते पूर्ण करण्यासाठी अनुरूप व आवश्यक ती धोरणे ठरविण्याशी असतो.

व्यापार वा व्यवसायाचे प्रमुख उद्दिष्ट म्हणजे ⇨ नफा मिळविणे. व्यापारी नफा हे संघटनेच्या कार्यक्षमतेचे व जिवंतपणाचे लक्षण मानले जाते. व्यापारी स्वत:साठी नफा मिळवितानाच समाजासाठी सेवांचा व वस्तूंचा पुरवठा करतात. सामाजिक जबाबदारीचे भान यात गर्भित असते. व्यापार-व्यवहारामध्ये खरेदी, विक्री व किमतीविषयक धोरणे महत्त्वाची असून ती एकमेकांशी संलग्न आहेत. व्यापाऱ्यांना खरेदी-धोरण ठरविताना आपले संभाव्य ग्राहक कोण आहेत, याचा विचार करावा लागतो [→ खरेदी].

व्यापारी संघटनेचे विक्रीविषयक धोरण खरेदी-धोरणाशी निगडीत असते. घाऊक व्यापारी हे विक्रीच्या विविध कार्यपद्धती वापरतात. त्यामध्ये गोदामाच्या ठिकाणी विक्री करणे, माल दुकानपोच करणे, फिरत्या विक्रेत्यांमार्फत, विक्रीकेंद्रांमार्फत, टपालांद्वारे किंवा दलालांमार्फत विक्री या प्रमुख पद्धतींचा समावेश होतो. किरकोळ व्यापाऱ्याला विक्रीच्या मालाची किंमत निश्चित करणे आणि विक्रयवृद्धीसाठी योग्य ते धोरण आखणे आवश्यक असते [→ व्यापार, किरकोळ व घाऊक].

व्यापाऱ्यांनी आपले ⇨ किंमतविषयक धोरण ठरविताना वाजवी नफा आकारावा, अशी ग्राहकांची इच्छा असते. मात्र मालाची मूळ किंमत, वाहतूकखर्च, जकात, माल साठविण्याचा खर्च, विक्रीसंबंधीचा खर्च, विक्रयोत्तर सेवांचा खर्च तसेच आनुषंगिक खर्च व्यापाऱ्यास प्रत्यक्षात करावे लागत असल्याने ते सर्व भरून काढून वाजवी नफा कसा आकारता येईल, ह्याचा विचार किंमतविषयक धोरण ठरविताना करावा लागतो.

आधुनिक व्यापारी संघटनेत खरेदी-विक्रीसंबंधीची धोरणे राबविण्यासाठी विविध प्रशासकीय विभागांची स्थापना केली जाते. कामांची वैशिष्ट्ये आणि साधर्म्य विचारात घेऊन त्यांची विविध भागांत विभागणी केली जाते. मोठ्या संघटनेचे लहान-लहान कार्यसमूहांत विभाजन केल्यामुळे योग्य असे संचालन व सुसूत्रीकरण करणे शक्य होते. कार्यविभागणीमुळे व्यवसायाची कार्यक्षमता वाढून ती परिणामकारक राखणे शक्य होते. प्रत्येक विभागाची जबाबदारी संबंधित विभागाच्या प्रमुखाकडे सोपविली जाते. तो आपल्या विभागातील कर्मचाऱ्यांना मार्गदर्शन करून आणि त्यांच्यावर नियंत्रण ठेवून नियोजनबद्ध पद्धतीने काम करून घेऊ शकतो. अधिकार-प्रदानामुळे व व्यवस्थापकीय स्तरावरील व्यक्तींवर कामाची वैयक्तिक जबाबदारी टाकल्यामुळे पुढाकार घेऊन काम पूर्ण करण्याची प्रवृत्ती त्यांच्यामध्ये वाढीला लागते. प्रत्येक कर्मचाऱ्याची कर्तव्ये व जबाबदाऱ्या निश्चित केल्यामुळे तो आपले काम ठरावीक वेळेत पूर्ण करण्याचा प्रयत्न करतो. कार्यालयीन कामकाजात शिस्त निर्माण होऊन प्रशासकीय खर्चात बचत होते. कार्यालयीन कामाचे नियोजन, संघटन व नियंत्रण करणे, ही प्रशासकीय अधिकाऱ्याची जबाबदारी असते.

व्यापारी अगर व्यवसाय संघटनेत आकडेवारी गोळा करून व्यवसायातील खरेदी, विक्री व आनुषंगिक बाबींसंबंधी आगाऊ योजना तयार करणाऱ्या विभागाला ‘नियोजन व सांख्यिकी विभाग’ म्हणतात. कोणते काम कोणी, केव्हा व कशा रीतीने करावे याची योजना ‘नियोजन व सांख्यिकी विभाग’ यामार्फत केली जाते. व्यापार वा व्यवसायाचे संचालन करताना व्यवस्थापकाला खरेदी-विक्रीचे धोरण, विक्रयवृद्धी यांविषयी वेळोवेळी निर्णय घ्यावे लागतात. त्यासाठी विद्यमान परिस्थिती व बाजारपेठेतील विविध घडामोडींची माहिती व आकडेवारी विचारात घेतली जाते. नियोजन विभागातर्फे बाजारपेठ, मालाची मागणी व पुरवठा, किमती, सरकारी धोरण इत्यादींसंबंधीची अद्ययावत माहिती व आकडेवारी गोळा केली जाते. तिचे पृथक्करण करून तक्ते, आलेख व रेखावक्र तयार केले जातात. सांख्यिकी विश्लेषणाच्या आधारे व्यवसायाची धोरणे ठरविली जातात आणि संस्थेच्या भविष्यकालीन योजना तयार केल्या जातात. व्यापारी संघटनेला लागणाऱ्या वस्तूंची व सामग्रीची खरेदी करून ती संग्रहित करून ठेवणाऱ्या विभागाला ‘खरेदी व संग्रहण विभाग’ म्हणतात. व्यापारामध्ये खरेदीकार्याला खूपच महत्त्व असते. चांगली खरेदी हीच अर्धी विक्री मानली जाते. मालाची विक्री आणि नफा हा योग्य खरेदीवर अवलंबून असतो. खरेदीसाठी निविदा किंवा किंमतपत्रके मागविणे, त्यांची तुलना करून खरेदीसाठी व्यापाऱ्यांची निवड करणे, खरेदीसाठी मागणी नोंदविणे, पुरेशा प्रमाणात मालाची खरेदी करून त्याचा साठा करणे, त्याची नोंद ठेवणे आणि मालाच्या साठ्याची किमान व कमाल पातळी ठरविणे इ. कामे खरेदी विभागाला करावी लागतात.

व्यापारी संघटनेत विक्री विभाग महत्त्वाचा असतो. व्यापारी संस्थेची कार्यक्षमता व यशापयश विक्री विभागावर अवलंबून असते. विक्रय व्यवस्थापक हा या विभागाचा प्रमुख असून तो विक्रीचे सर्वसाधारण धोरण ठरवितो. त्याची अंमलबजावणी या विभागातील अधिकारी, विक्रेते व इतर कर्मचारी करीत असतात. विक्री विभागात विक्रयवृद्धी करण्यासाठी सातत्याने प्रयत्न करावे लागतात. त्या दृष्टीने मालाची जाहिरात करणे, किंमतपत्रके तयार करणे, विक्री-प्रतिनिधी व विक्रेते नेमणे, प्रदर्शने भरविणे इ. कार्ये विक्री विभागास पार पाडावी लागतात. बाजारपेठांचे संशोधन करून स्पर्धेमध्ये आपल्या मालाला मागणी कशी वाढेल, यासाठी प्रयत्न करावे लागतात. मागणीनुसार मालाची बांधणी व पाठवणी करणे व ग्राहकांना विक्रयोत्तर सेवा उपलब्ध करून देणे गरजेचे असते. विक्रेत्यांना प्रशिक्षण देऊन त्यांना मार्गदर्शन करण्याचे काम विक्रय व्यवस्थापकाला करावे लागते. विक्री वाढविण्यासाठी उधारीची सवलत आवश्यक असल्यास,उधारीवसुलीसाठी कार्यक्षम यंत्रणा निर्माण करावी लागते. मालाची जाहिरात करण्यासाठी नभोवाणी, दूरचित्रवाणी, वृत्तपत्रे, नियतकालिके, भित्तिपत्रके इ. माध्यमांचा उपयोग केला जातो [→ विक्रय व्यवस्थापन].


व्यापारी कार्यालयातील सर्वांत महत्त्वाचा, जबाबदारीचा व जोखमीचा विभाग म्हणजे रोकड व हिशेब विभाग होय. या विभागाच्या प्रमुखाला लेखापाल असे म्हणतात. दररोजच्या आर्थिक व्यवहारासंबंधीच्या नोंदी या विभागाद्वारे ठेवल्या जातात. हिशेबाची पुस्तके लिहिणे, वर्षाअखेरीस नफा-तोटा पत्रक व ताळेबंद तयार करणे, पुढील वर्षासाठी अंदाजपत्रक तयार करणे इ. कामे या विभागाला करावी लागतात. वार्षिक हिशेबांच्या आधारे कंपनीच्या संचालक मंडळाला आर्थिक धोरण ठरविण्यास मदत होते. पत्रव्यवहार विभाग हा व्यापारी कार्यालयातील एक महत्त्वाचा विभाग असतो. खरेदी-विक्री करणे, उधारी वसूल करणे तसेच बँका, विमाकंपन्या, शासन, ग्राहक व इतर संस्था यांच्याबरोबर अनेकदा पत्रव्यवहार करावा लागतो. प्रभावी पत्रव्यवहारामुळे व्यापारी संस्थेबद्दल लोकांचे मत अनुकूल होऊन तिची प्रतिष्ठा वाढते. व्यापारी कार्यालयीन पत्रव्यवहाराचे आवक पत्रव्यवहार व जावक पत्रव्यवहार असे दोन भाग पडतात. अलीकडे टपालखात्याच्या सेवेबरोबरच दूरध्वनी व संगणक यांचा संदेशवहनासाठी मोठ्या प्रमाणावर वापर केला जातो. कार्यालयीन महत्त्वाची कागदपत्रे संदर्भासाठी जतन करावी लागतात. त्यांत ग्राहकांशी व इतर संस्थांशी झालेला जुना पत्रव्यवहार, त्यांच्याकडून आलेल्या उत्तरांच्या प्रतिलिप्या, महत्त्वाचे दस्तऐवज इत्यादींचा समावेश होतो. गरजेनुसार ही कागदपत्रे उपलब्ध होण्याच्या दृष्टीने त्यांचे नस्तीकरण (फाइलिंग), सूचीकरण (इंडेक्सिंग) व अभिलेखापालन (रेकॉर्डकिपिंग) हे उपविभाग उघडले जातात. नस्तीकरण किंवा धारिकाविभागाला महत्त्वाच्या कागदपत्रांचे जतन करण्याचे काम करावे लागते. प्रत्येक व्यक्तीसाठी व विषयासाठी स्वतंत्र धारिका ठेवल्यास भविष्यकाळात संदर्भासाठी त्याचा उपयोग होतो. पत्रव्यवहाराचे  व इतर महत्त्वाच्या कागदपत्रांचे सूचीकरण केल्यामुळे संदर्भ शोधून काढणे सोपे जाते. आधुनिक व्यापारी कार्यालयात माहिती साठविण्यासाठी व तिचे विश्लेषण करण्यासाठी संगणकाचा वापर मोठ्या प्रमाणावर केला जातो.

व्यवसाय संघटनेत कर्मचाऱ्यांची नियुक्ती व प्रशिक्षण यांसाठी आस्थापना विभागाची स्थापना केली जाते. कर्मचाऱ्यांच्या नियुक्तीबरोबरच त्यांचे प्रशिक्षण, क्षमतासंवर्धन, अभिप्रेरणा, मनोबल उंचावणे, वेतननिश्चिती, शिस्त व नियंत्रण, कल्याणकारी योजना, कार्यमूल्यांकन अशा विविध कार्यांचा समावेश कर्मचारी-प्रशासनात होतो. कार्यालयातील विविध विभागांच्या कामकाजात सुसूत्रता आणण्याचे काम प्रशासनाला करावे लागते. अलीकडे व्यापारी संघटना आकाराने मोठ्या असल्याने त्यांचे प्रशासन खूपच गुंतागुंतीचे झालेले आहे. त्यासाठी संघटनेच्या उद्दिष्टांना, साधनसामग्रीला आणि गरजांना अनुरूप अशी मानवी व भौतिक संघटना निर्माण करावी लागते. कार्यक्षम व उपक्रमशील अधिकारी संघटनेच्या मार्गदर्शनासाठी नेमावे लागतात. प्रशासनाने घेतलेले निर्णय सुस्पष्ट व वस्तुनिष्ठ असणे महत्त्वाचे ठरते. पात्र व्यक्तींचीच निवड व्हावी व त्यांच्या अंगभूत गुणवैशिष्ट्यांचा उचित उपयोग व्हावा, अशा दृष्टीने योग्य कर्मचाऱ्यांची नियुक्ती करावी लागते. मोठ्या व्यापारी संघटनेत वरिष्ठांना साहाय्य करण्यासाठी तज्ज्ञ साहाय्यकांची, तसेच दैनंदिन कामकाजात साहाय्य करण्यासाठी प्रशासकीय साहाय्यकांची नेमणूक केली जाते. कामाची विभागणी करताना कामाचा एकजिनसीपणा, उद्देश व प्रक्रिया यांचा विचार केला जातो. मोठ्या संघटनेतील वरिष्ठांनी आपल्या हाताखालच्या अधिकाऱ्यांना प्रत्यायोजनाचा (डेलिगेशन) अधिकार देणे आवश्यक असते. कोणाही व्यक्तीवर जी जबाबदारी टाकावयाची, ती पार पाडण्यासाठी आवश्यक ते अधिकार त्या व्यक्तीस देणे, तसेच सर्व पातळ्यांवर अधिकार व जबाबदारी यांमध्ये समतोल राखणे आवश्यक ठरते. नियंत्रणकक्ष (स्पॅन ऑफ कंट्रोल) लहान असल्यास संपूर्ण संघटनेवर नियंत्रण व देखरेख ठेवणे हे वरिष्ठ व कनिष्ठ व्यवस्थापकांना अधिक सुलभ ठरते. व्यवसायाच्या प्रगतीच्या दृष्टीने संघटनेची उद्दिष्टे आणि व्यक्तीची आत्मप्रत्यक्षीकरणाची प्रेरणा (सेल्फ ऍक्चुअलायझेशन) या दोहोंमध्ये चपखल दुवा निर्माण करण्याची गरज असते. व्यापार-व्यवसाय संघटनेतील व्यक्तींच्या अंगी असलेली सुप्त सर्जनशीलता, त्यांचे ज्ञान आणि नैपुण्य या गोष्टींचा मोठा लाभ संघटनेला मिळेल, असे वातावरण प्रशासनाने निर्माण केल्यास संघटनेची सर्वांगीण प्रगती होऊ शकते.

पहा : व्यवसाय प्रशासन व्यापार.

चौधरी, जयवंत

Close Menu
Skip to content