खरेदी : माल, वस्तू वा सेवा यांची पैशाच्या मोबदल्यात मालकी मिळविण्याची क्रिया. प्रत्येक उत्पादनसंस्थेला उत्पादनासाठी आवश्यक असलेला कच्चा माल, वस्तू आणि सेवा यांची खरेदी करावी लागते. संस्थेच्या खरेदीकार्याचे महत्त्व तिच्या एकूण विक्रीउत्पन्नाचा कितीसा भाग खरेदीसाठी खर्च करावा लागतो, यावर अवलंबून असते. ज्या मानाने खरेदीखर्चाचे प्रमाण अधिक, त्या मानाने खरेदीकार्य जास्त महत्त्वाचे. हे कार्य कमीतकमी खर्चात, तत्परतेने व व्यवस्थितपणे हाताळण्यावर संस्थेच्या नफ्याचे प्रमाण अवलंबून असते. एखाद्या संस्थेस बाहेरून खरेदी करावा लागणारा माल जरी अल्पसा असला, तरी तो जर योग्य वेळी योग्य प्रमाणात मिळू शकला नाही, तर त्याच्या अभावी उत्पादन बंद पडते व गिऱ्हाइकांना पक्क्या मालाचा पुरवठा वेळेवर देता येणे अशक्य होते. त्यामुळे संस्थेच्या प्रतिष्ठेला तडा जातो आणि उत्पादन बंद पडल्यामुळे यंत्रे व कामगार निरुपयोगी होतात. ही परिस्थिती टाळण्यासाठी खरेदीचे योग्य धोरण ठरवून स‌र्व मालाचा पुरवठा वेळेवर उपलब्ध होईल, अशी काळजी व्यवस्थापकांना घ्यावी लागते.
उत्पादनसंस्थेच्या व्यवस्थापकांना खरेदीच्या धोरणासंबंधी जे अनेक निर्णय घ्यावे लागतात, त्यांतील एक महत्त्वाचा निर्णय म्हणजे निर्माण करावयाच्या वस्तूंपैकी कितीसा भाग संस्थेच्या कारखान्यात बनवावयाचा व किती बाहेरून विकत घ्यावयाचा, हा होय. प्रत्येक वस्तूचे उत्पादन अनेक सुटे भाग एकत्र करून करता येते. हे सुटे भाग बाहेरून विकत घ्यावयाचे ठरविले, तर ते योग्य किंमतीस, योग्य दर्जाचे आणि खात्रीपूर्वक मिळतातच असे नाही. सुट्या भागांचा उत्पादक मक्तेदार असल्यास त्याच्याकडून खरेदी करणे संस्थेला हितावह नसते. तेव्हा अशा भागांच्या पुरवठ्यासाठी बाहेरून खरेदी करण्यावर विसंबून राहणे संस्थेला पसंत नसल्यास व संस्थेची अशा सुट्या भागांची गरज पुरेशा मोठ्या प्रमाणावर असल्यास, त्यांचे उत्पादन स्वत:च्या कारखान्यात पर्याप्त प्रमाणावर करून संस्था आपल्या पक्क्या मालाचे उत्पादन अल्पखर्चात व स्वावलंबनाने करू शकते. याउलट काही वेळा बाहेरून खरेदी करण्यातही काही फायदे असतात कारण त्यामुळे संस्थेचे कार्य सोपे होते व्यवस्थापकांना अनेक भागांच्या उत्पादनात गुंतून न पडता इतर महत्त्वाच्या व्यवस्थापकीय प्रश्नांकडे लक्ष पुरविता येते. शिवाय उत्पादनखर्चातही काटकसर होऊ शकते, कारण ते सुटे भाग निर्माण करणारी बाहेरील संस्था अनेक कंपन्यांची गरज भागविण्यासाठी प्रचंड प्रमाणावर उत्पादन करू शकते व तिच्या पर्याप्त उत्पादनाचा फायदा इतर संस्थांना मिळतो. बाहेरून करावयाची खरेदी गरजेनुसार कमीजास्त प्रमाणावर करता येते, हाही एक फायदा उत्पादनसंस्थेला मिळतो. सुट्या भागांचे उत्पादन स्वत: करावयाचे की ते बाहेरून खरेदी करावयाचे, या प्रश्नाचे उत्तर वरील दोन पर्यायांमधील उत्पन्न व खर्च यांची तुलना करूनच देता येते. त्याचप्रमाणे उत्पादनसंस्थेस आवश्यक असलेल्या सेवा संस्थेने त्या त्या सेवाक्षेत्रांतील तज्ञ नेमून त्यांच्याकडून करून घ्यावयाच्या की बाहेरील तज्ञांकडून जरूर तेव्हा त्यांची खरेदी करावयाची, हाही प्रश्न सोडवावा लागतो. या दोन पर्यायी मार्गांतील उत्पन्न व खर्च यांची तुलना करूनच या प्रश्नाचे उत्तर देता येते. अनेक वेळा उत्पादनसंस्थेला आपल्या कार्यालयात उच्च वेतनाचे निरनिराळ्या क्षेत्रांमधील तज्ञ नेमण्यापेक्षा जरूर तेव्हा बाहेरील तज्ञांचा स‌ल्ला त्यांना मोबदला देऊन घेणे जास्त सोईचे असते.
जेव्हा बाहेरून कराव्या लागणाऱ्या खरेदीचे एकूण विक्रीउत्पन्नाशी असलेले प्रमाण बरेच मोठे असते, तेव्हा उत्पादनसंस्थेस खरेदीकार्यासाठी एक खास खरेदी विभाग उघडावा लागतो. पद्धतशीर मार्गाने खरेदी करणे हे या विभागाचे प्रमुख कर्तव्य असते आणि ते पार पाडण्यासाठी खरेदीचे योग्य नियोजन करणे, बिनचूक अंदाज करणे आणि खरेदीवरील खर्चाच्या बाबतीत परिव्यय लेखाशास्त्राच्या तत्त्वांनुसार लेखाशास्त्र विभागाच्या नियंत्रणाखाली काम चालविणे इ. उपाय योजावे लागतात.
खरेदी विभागांची पाच प्रमुख उद्दिष्टे असतात : (१) योग्य दर्जाचा माल खरीदणे, (२) तो योग्य प्रमाणात विकत घेणे, (३) खरेदी योग्य वेळी करणे, (४) योग्य पुरवठाकारांची निवड करणे व (५) योग्य किंमतीस खरेदी करणे. योग्य दर्जाच्या मालाची खरेदी करता यावी म्हणून खरेदी करताना गुणवत्ता नियंत्रणाचे तंत्र वापरावे लागते. विक्रेत्याकडून माल आल्यानंतर त्याची बारकाईने तपासणी करून गुणवत्ता अपेक्षित दर्जाप्रमाणे नसल्यास तो परत करावा लागतो. माल परत करण्याची पाळी येऊ नये, यासाठी त्याचा पुरवठा होण्यापूर्वीच जरूर ती काळजी घेतली, तर बराच खटाटोप वाचतो. त्यासाठी मालाच्या गुणवत्तेचे योग्य स्पष्टीकरण द्यावयाचे, ते पुरवठाकारांस नीटपणे स‌मजले आहे याची खात्री करावयाची, गुणवत्तेच्या मर्यादांचे पालन करू शकतील असेच पुरवठाकार निवडावयाचे, गुणवत्तेचे मूल्यमापन पुरवठाकाराकडून माल पाठविला जाण्यापूर्वीच करावयाचे व त्याला गुणवत्ता नियंत्रणाचे तंत्र वापरण्यास शक्य तेवढी मदत करावयाची, ही धोरणे अनुसरावी लागतात. माल योग्य प्रमाणात व योग्य वेळी विकत घ्यावयाचा, तर खरेदीदार संस्थेस काही अंतर्गत व बाह्य घटकांचा विचार करावा लागतो. अंतर्गत घटकांत उत्पादनाच्या वेगाच्या दृष्टीने खरेदीचे आवश्यक ते परिणाम ठरविणे माल टिकाऊ आहे की नाशवंत आहे, त्याची गरज ऋतुमानानुसार आहे की नियमित स्वरूपाची आहे वा एकदाच उद्‌भवणारी आहे याचा विचार करणे मालाचा साठा ठेवण्यास जागा व भांडवल कितपत उपलब्ध आहे व त्यासाठी प्रशासकीय मेहनत व खर्च किती पडेल याचे तपशील निश्चित करणे या स‌र्व बाबींचा स‌मावेश होतो. शिवाय काही बाह्य घटकांचाही विचार करावा लागतो, उदा., मालाच्या खरेदीसंबंधी त्या व्यापारातील नेहमीच्या प्रथा, त्यात मिळणारी व्यापारी सूट व खरेदीचे परिमाण यांचे प्रमाण, बाजारात नजीकच्या भविष्यकाळातील अपेक्षित घडामोडी इ. योग्य पुरवठाकार निवडताना अनेक प्रश्नांचा विचार करावा लागतो. एकाकडूनच स‌र्व माल खरेदी करावयाचा की नाही, माल प्रत्यक्ष उत्पादनसंस्थेकडून की तिच्या एखाद्या अभिकर्त्यामार्फत विकत घ्यावयाचा, जवळच्या पुरवठाकाराकडून घ्यावा की दूरच्या अशांसारखे प्रश्न उद्‌भवतात. त्या त्या पर्यायासाठी कराव्या लागणाऱ्या खर्चाशी त्यापासून होणाऱ्या फायद्याची तुलना करूनच या प्रश्नांचा निकाल लावावा लागतो. योग्य किंमतीस मालाची खरेदी करणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे. त्यासाठी खरेदी विभागातील कर्मचाऱ्यांना बाजारातील घडामोडींची संपूर्ण माहिती स‌तत मिळवावी लागते किंमतींच्या चढउतारांचे शास्त्रीय विश्लेषण करावे लागते त्यांच्याविषयी अभ्यास‌पूर्वक अंदाज बांधावे लागतात व वेगवेगळ्या वेळी मालाची खरेदी करून मालाची स‌रासरी खरेदी किंमत कमीत कमी द्यावी लागेल, असे धोरण अंमलात आणावे लागते. जरूर तेव्हा दुहेरी रक्षणाचे तंत्र वापरून उत्पादनसंस्थेस किंमतवाढीपासून संरक्षण मिळेल, असे व्यवहार करावे लागतात. खरेदी विभागास आपले स‌र्व व्यवहार उत्पादनसंस्थेच्या व्यवस्थापकांनी मंजूर केलेल्या अंदाजपत्रकाच्या चौकटीतच करावे लागतात.
वरील पाच उद्दिष्टे नजरेसमोर ठेवून खरेदी विभाग आपली बहुविध जबाबदारी पार पाडीत असतो. त्याला करावी लागणारी कार्ये अशी : (१) आवश्यक त्या मालाच्या पुरवठ्यासंबंधी निरनिराळ्या बाजारकेंद्रांतून अद्ययावत माहिती मिळवून ती योग्य स्वरूपात व्यवस्थापनास पुरविणे, (२) मालाच्या दर्जाच्या गुणविशेषांचे निश्चितीकरण व शक्य तेवढे प्रमाणीकरण, (३) पुरवठाकारांची योग्य निवड करून त्यांच्याशी खरेदीव्यवहारांसंबंधी वाटाघाटी करणे, (४) आलेल्या मूल्यकथनांचा (कोटेशन्स) आणि निविदांचा अभ्यास करुन मालाची मागणी करणे आणि तिचा पाठपुरावा करणे, (५) मालाची व त्याबरोबर आलेल्या बीजकांची योग्य तपासणी करणे, (६) स‌र्व खरेदीव्यवहारांची व्यवस्थित नोंद ठेवणे, (७) पुरवठ्याअभावी उत्पादनात खंड पडू नये यासाठी आवश्यक ते स‌र्व प्रयत्न करणे, (८) गुणवत्ता नियंत्रण-तंत्राचा वापर करून खरेदीसाठी खर्च केलेल्या प्रत्येक रुपयाचा स‌र्वोत्कृष्ट उपयोग साधणे व (९) उत्पादनसंस्थेच्या इतर विभागांशी स‌लोख्याचे संबंध ठेवून त्यांचे जास्तीत जास्त स‌हकार्य मिळविणे व त्यांना आवश्यक ती मदत करणे.
खरेदी विभागाच्या या स‌र्व जबाबदाऱ्या कार्यक्षमतेने पार पाडण्यासाठी प्रशिक्षित व अनुभवी खरेदीदार नेमावे लागतात. त्यांना खरेदी करावयाच्या मालासंबंधी स‌र्व तांत्रिक माहिती तर असावी लागतेच, परंतु मालाच्या पुरवठ्याविषयी व बाजारपेठा आणि किंमती यांबद्दल स‌विस्तर ज्ञान मिळवावे लागते. मिळविलेल्या माहितीची योग्य छाननी करून त्यांनी व्यवस्थापनास इष्ट आणि किफायतशीर खरेदीचे धोरण आखण्यास मदत केली पाहिजे. पुरवठाकारांविषयी शक्य तेवढी माहिती मिळवून त्यांच्याशी व्यवहार करताना आपल्या संस्थेला कोणत्याही प्रकारचा व्यापारी धोका उत्पन्न होणार नाही, अशा पुरवठाकारांची निवड खरेदीदारांनी करावयाची असते. अनिष्ट मार्गांनी पुरवठाकारांस फसवून संस्थेचे तात्कालिक हित साधणाऱ्या खरेदीदारांना कार्यक्षम स‌मजता येणार नाही, कारण अशा मार्गांचे दीर्घकालीन परिणाम उत्पादनसंस्थेस हितावह नसतात. पुरवठाकारांकडून खरेदी विभागातील कर्मचाऱ्यांनी देणग्या किंवा स‌रबराई यांचा स्वीकार करावा की नाही, याविषयी खरेदी-व्यवसायात निश्चित धोरण आढळत नाही. काहींच्या मते अशा देणगीच्या व स‌रबराईच्या प्रथा विक्रेते व खरेदीदार यांच्यामध्ये स‌लोख्याचे संबंध निर्माण करतात व म्हणून त्यांच्यावर कोणतीही बंधने घालणे योग्य होणार नाही. उलट काहींचे मत असे, की अशी मुभा खरेदीदारांना दिली, तर त्या देणग्यांचा व स‌रबराईचा त्यांच्या तांत्रिक स‌ल्ल्यावर परिणाम होणे साहजिक आहे व त्यांच्याकडून खरेदीसंबंधीचे निर्णय पक्षपाती होण्याचा संभव उत्पन्न होतो. शिवाय या प्रथा योग्य आहेत, असे मानल्यास लाचलुचपत किंवा गुप्त दलाली स्वीकारणे, मालाच्या गुणवत्तेकडे कानाडोळा करणे, अशांसारखे गैरवाजवी प्रकार त्यातून उद्‌भवण्याची शक्यता वाढते म्हणून खरेदीदारांना देणग्या आणि मानसन्मान पुरवठाकारांकडून घेण्यापासून परावृत्त करणे महत्त्वाचे आहे.
उत्पादनसंस्थेच्या मालाचा दर्जा, तो टिकून राहील यासंबंधीचा ग्राहकांचा विश्वास, माल वेळेवर पुरविण्याची संस्थेची क्षमता व उत्पादनखर्च कमी करून बाजारातील स्पर्धेशी टक्कर देण्याची तिची शक्ती या स‌र्वांवर खरेदी विभागाच्या कार्यक्षमतेचा परिणाम होत असतो म्हणून खरेदी विभागाचे काम नियोजनपूर्वक, व्यवस्थितपणे व दक्षतेने व्हावे, याकडे व्यवस्थापकांनी विशेष लक्ष पुरविणे आवश्यक आहे.
संदर्भ : 1. Baily, P. Farmer, D. Purchasing : Principles and Techniques, London, 1968.
2. Bethel, L. L. Atwater, F. S. Smith, G. H. E. Stackman, (Jr.) H. A.
Industrial Organisation and Management, New York, 1962.
धोंगडे, ए. रा.
“